Approvisionner les clients en contraceptifs

		La distribution des contraceptifs La réception et le contrôle des contraceptifs Entreposage des contraceptifs Le transport des contraceptifs Gestion des stocks: maintenir un niveau adéquat d'approvisionnement Comment ... Contrôler les produits lorsqu'ils arrivent au port de destination ou au magasin Concevoir une aire d'entreposage suffisante pour vos besoins La distribution des contraceptifs
Acheminement des contraceptifs aux sites de distribution		La distribution aide à assurer que les clients seront approvisionnés en con-traceptifs à tout moment et de manière régulière. Ses activités comportent: la réception et le contrôle des livraisons de contraceptifs; l'entreposage des contraceptifs; le transport des contraceptifs au point de distribution suivant; la gestion du stock: maintenir des niveaux de stocks adéquats par l'utilisation des systèmes et procédures établis. La réception et le contrôle des contraceptifs La composante distribution du cycle d'approvisionnement en contraceptifs commence avec la notification des dates d'expédition et d'arrivée des produits. Le responsable chargé de l'approvisionnement suit la livraison jusqu'à son arrivée en provenance du fournisseur, du donateur, du fabricant ou d'un autre entrepôt. Lorsqu'un programme de planification familiale reçoit des contraceptifs d'un donateur ou fournisseur étranger, le responsable des approvision-nements doit être présent au moment où les contraceptifs arrivent au port de destination. A l'arrivée de toute livraison de contraceptifs, le responsable doit procéder à une vérification standardisée afin de confirmer que la livraison est conforme aux normes tant du point de vue des quantités que de la qualité. Lorsque la livraison arrive à l'entrepôt, le contenu doit être compté et contrôlé à la lumière de la commande initiale, les dates de péremption examinées, et la quantité et les types de contraceptifs reçus consignés dans les fiches d'inventaire. Il est nécessaire de suivre ces procédures chaque fois que les contraceptifs sont réceptionnés à tous les niveaux. Toute réception, à quelque niveau que ce soit, doit se faire sous reserve de contrôle ultérieur tant que le contrôle des quantités et de la qualité des produits reçus n'a pas été effectué. Contrôler les produits lorsqu'ils arrivent au port de destination ou au magasin Autorisation douanière Avant que les contraceptifs n'arrivent au port, obtenez du fournisseur les documents indiquant le contenu et la quantité du chargement. Lors de la réception des produits au port de destination, le responsable chargé de l'approvisionnement doit présenter lesdits documents aux autorités compétentes pour confirmer la propriété et le contenu du chargement. A ce moment-là, les droits de douane devront être payés ou des documents d'exoneration présentés. Premier inventaire physique Il est important de faire l'inventaire physique aussitôt que possible. Compter le nombre de cartons pour vous assurer que la quantité de produits livrés correspond bien à celle spécifiée dans les documents et vérifiez s'il n'y a pas eu de cartons endommagés avant de quitter la douane. S'il n'est pas possible de compter et de contrôler le contenu du chargement avant de quitter la douane, réceptionnez-le sous réserve de contrôle ultérieur et procédez à la vérification dès que les livraisons en sortent. S'il y a des problèmes, par exemple, des quantités inexactes ou des produits endommagés, faites immédiatement une réclamation sur la quantité et l'état des contraceptifs. Sachez que si vous signez le bon de livraison sans avoir auparavant examiné le contenu des cartons, vous ne serez pas en mesure de faire une quelconque réclamation à l'encontre du transporteur pour produits manquants ou endommagés. Remplissez et renvoyez immédiatement le bordereau destiné au fournisseur. Transport Prenez les dispositions nécessaires pour assurer l'acheminement rapide des contraceptifs vers le dépôt. Deuxième inventaire physique Une fois que les contraceptifs arrivent au dépôt central, vérifiez encore pour vous assurer que tous les cartons expédiés du port sont arrivés. La quantité de contraceptifs qui arrive au dépôt central est celle qui doit figurer sur les registres de livraison et les fiches de contrôle de stock. Entreposage des contraceptifs
L'entreposage des contraceptifs intervient à différents niveaux		L'entreposage des contraceptifs, souvent appelé emmagasinage se définit comme un stockage/une conservation temporaire des contraceptifs jusqu'à leur requisition ou distribution. Il y a généralement trois niveaux d'entreposage: Le magasin central assure la manutention et l'emmagasinage de l'ensemble des produits provenant de l'étranger, et le cas échéant, de contraceptifs fabriqués localement. Le magasin intermédiaire, généralement situé dans plusieurs localités du pays, assure la manutention et l'emmagasinage des contraceptifs destinés à des zones géographiques plus réduites. Le point de distribution est le centre de distribution final, par exemple un centre ou un site de prestations de services à partir desquels les contraceptifs sont fournis directement au client. A chaque niveau, la quantité du stock, la fréquence de ré-approvisionnement et la distance par rapport à l'utilisateur final seront différents. Dans le dépôt central sont généralement entreposés les produits destinés à un nombre important de programmes ou d'agences. A partir du magasin central, les contraceptifs sont distribués aux dépôts intermédiaires des programmes de planification familiale ou directement aux points de distribution, lesquels demandent ou reçoivent les produits d'un dépôt central ou intermédiaire et les conservent jusqu'à ce qu'ils soient fournis au client.
Concevoir une aire d'entreposage suffisante pour vos besoins L'espace d'entreposage des contraceptifs est défini en termes de quantité maximale de contraceptifs pour un nombre déterminé de mois en stock à tout moment. Ces calculs doivent prendre en considération une possible extension des programmes. Pour évaluer l'espace d'emmagasinage nécessaire, déterminez le type et la quantité de chaque produit à emmagasiner. Vous trouverez ci-dessous les phases d'évaluation de l'espace requis pour l'entreposage des contraceptifs (cas des préservatifs). Déterminer le nombre de préservatifs requis pour une année. Ce nombre s'obtient par la multiplication du nombre d'utilisateurs prévus par le nombre de préservatifs nécessaires à chaque utilisateur pour une année. Pour cet exemple, les chiffres seront basés sur une prévision de 3.000 nouveaux utilisateurs, et 3.000 utilisateurs actifs sur une année. (3.000 x 75 condoms par nouvel utilisateur par an = 225.000 condoms; 3.000 x 150 condoms par utilisateur continu par an= 450.000 condoms; total de 675.000 condoms) Ajouter une valeur additionnelle de 10 % pour pertes ou dommages/dégats. (675.000 x 1,10 = 7.425.000 condoms) Calculer le nombre de cartons nécessaires pour une année de livraison de condoms. Par exemple, nous allons prendre l'hypothèse que chaque carton contient 6.000 condoms. Diviser le total des préservatifs par 6000 pour déterminer le nombre de cartons nécessaires. (7.425.000 divisés par 6.000 = 123,75 cartons, arrondis au carton plein, cela donne 124 cartons) Déterminer l'espace en mètres carrés nécessaire pour stocker chaque carton. Multiplier le nombre total de cartons par le volume de chaque carton en mètres cubes. Pour cet exemple-ci, nous allons supposer que le volume d'un carton est de 0,11 mètres cubes. (124 cartons x 0,11 = 13,64 mètres cubes) Calculer l'espace en mètres carrés nécessaires pour l'ensemble des cartons, en tenant compte du fait que 2,5 mètres est la hauteur maximale d'empilage des cartons de contraceptifs pour éviter que les cartons en bas d'une pile ne soient écrasés. Diviser le nombre total de mètres cubes par 2,5 mètres. (13,64 mètres cubes divisés par 2,5 mètres = 5,456 mètres carrés) Ajouter un pourcentage supplémentaire de 100 % pour l'espace nécessaire pour la manutention en multipliant le total des mètres carrés par 2. (5 mètres carrés x 2 = 10,912 mètres carrés) Ce calcul final permet d'obtenir l'espace total de stockage nécessaire pour entreposer une livraison annuelle de condoms sur la base de prévisions. Lorsqu'on procède à l'estimation de l'espace de stockage nécessaire, on doit prendre plusieurs facteurs en considération. Les dépôts sont mesurés de mètres carrés de plancher utilisable. La hauteur des piles de cartons ne doit pas excéder 2,5 mètres. L'espace net de stockage nécessaire doit être majoré d'environ 100 % pour permettre la manutention. La profondeur des étagères et les allées antre les rayons déterminent souvent l'espace de stockage supplémentaire disponsible pour la manutention. L'extension future du programme doit être prise en considération lors de la détermination des besoins totaux en espace. Liste de vérification (checklist) pour le manager concernant des infrastructures de stockage acceptables
		Le transport des contraceptifs Un transport convenable et ponctuel des produits contraceptifs est d'une importance cruciale pour tout programme de planification familiale. Même lorsque le recrutement du personnel, la dotation en équipement, les besoins de stockage sont organisés de manière efficace, les programmes de planification familiale ne peuvent servir leurs clients si les livraisons de produits n'arrivent pas à temps. Les responsables des programmes doivent allouer les ressources nécessaires au transport. Un programme de planification familiale a trois alternatives majeures pour la planification de son système de transport:
Trois types de systèmes de transport		Un système de transport appartenant au programme où le programme achète son propre véhicule pour transporter les contraceptifs entre le dépôt et les points de distribution. Cela permet: un meilleur contrôle des réceptions et livraisons; une plus grande flexibilité dans la programmation des livraisons; la limitation du recours aux services des transports privés en zone rurale. Un système de transport privé où l'on loue un véhicule ou l'on utilise les transports en commun pour acheminer les contraceptifs. Il présente les avantages suivants: une gestion simplifiée, puisque le programme n'a pas en charge le fonctionnement et la réparation des véhicules ou le recrutement des chauffeurs; des gains en capitaux d'investissement sur les véhicules et les ateliers de réparation; une plus grande flexibilité et aptitude à assurer la manutention de différentes quantités de livraison. Une combinaison des moyens de transport appartenant au programme et des transports privés peut présenter des avantages spéciaux dans certains cas. Par exemple, le manager peut utiliser un moyen de transport privé pour transporter d'importantes quantités de contraceptifs et les véhicules du programme pour transporter des quantités moins importantes de contraceptifs entre les dépôts et les points de distribution régionaux. Il peut être également avantageux pour le programme de faire appel aux transporteurs privés pour acheminer les contraceptifs à des points de distribution reculés, par contre il est plus économique et plus facile pour lui d'utiliser les véhicules du projet dans les zones urbaines. Gestion des stocks: maintenir un niveau adéquat d'approvisionnement Le maintien d'un niveau adéquat d'approvisionnement pour éviter les conséquences désastreuses des ruptures de stock est un problème majeur pour tous les responsables et à tous les niveaux de l'organisation. Une compréhension fondamentale de la gestion du stock permettra aux responsables de déterminer les niveaux d'approvisionnement maximaux et minimaux requis, les intervalles de réapprovisionnement afin qu'il y ait toujours des quantités suffisantes de produits disponibles. La gestion du stock permet aussi de réduire les risques de péremption et de détérioration pendant la conservation en rayon. En utilisant la technique de gestion de stock premier-à-périmer, premier-sorti (PPPS), les managers sont en mesure de maintenir des produits de haute qualité à leur disposition pour une distribution ultérieure aux clients; ceci contribue également à éviter les vols et le détournement des produits.
Système d'allocation par opposition au système de commande		Le système de distribution ou de réception des contraceptifs d'un dépôt correspond à l'un ou l'autre de ces deux types d'approvisionnement: le système d'allocation ou le système de commande. Un système d'allocation distribue les produits à un autre entrepôt ou point de distribution sans avoir reçu de demande de produits. Les décisions relatives à la quantité et la fréquence des livraisons sont prises par des managers à un niveau plus élevé ou par l'expéditeur. Dans le système de commande (réquisition), les points de distribution demandent les quantités de produits dont ils ont besoin aux dépôts de stockage le plus proche. Les décisions relatives à la fréquence et à la quantité des livraisons sont prises par les responsables au niveau local ou par les destinataires des produits. La différence fondamentale entre les deux systèmes réside dans la détermination de qui décide de la distribution des produits. Dans le système d'allocation, cette décision appartient à ceux qui définissent les politiques relatives aux produits. Les quantités distribuées sont généralement définies à partir du contenu des rapports. Les décisions sont généralement basées sur les caractéristiques spécifiques du système et des objectifs spécifiques du programme. Dans le système de commande, les points de distribution se chargent eux-mêmes de la commande de produits en se basant sur leurs besoins spécifiques.