Prévisions des besoins en contraceptifs
Commande des contraceptifs aux fournisseurs

Une fois que vous avez sélectionné les méthodes contraceptives que votre programme va offrir aux clients, il vous faudra évaluer le nombre de clients qui utiliseront chaque méthode dans une période donnée, généralement une année. Bien qu'il ne soit pas possible de prévoir de manière précise les variations quant à la demande du client, ou les ruptures de livraison, une analyse attentive des tendances d'approvisionnement et d'utilisation vous permettra de commander les quantités qu'il faut pour chaque type de contraceptifs.

Lorsque vous introduisez une nouvelle méthode, il vous faudra prévoir les changements de préférence des clients qui en résulteront. Par exemple si vous décidez d'élargir la gamme des méthodes disponibles pour inclure un nouveau contraceptif tel qu'un implant, vous devez essayer d'anticiper les changements dans la préférence des clients étant donné que certains d'entre eux vont l'adopter au détriment d'autres méthodes et que de nouveaux clients vont opter pour l'implant.

Les besoins en contraceptifs doivent être estimés chaque année et revus trimestriellement. A chaque fois qu'il y a de nouvelles informations qui modifient les hypothèses relatives aux préférences des clients, vous devez procéder à une révision complète de vos prévisions.

Vous pouvez estimer vos besoins grâce aux méthodes d'analyse basées sur la population, la distribution ou les services ou une combinaison des trois facteurs. Ces trois facteurs présentent des avantages et des inconvénients.

Les prévisions basées sur la population utilisent des informations démographiques pour évaluer le nombre de clients que le programme a l'intention de servir ainsi que la demande anticipée pour chaque type de méthode contraceptive. Pour faire des prévisions basées sur la population, vous aurez à déterminer:

• la taille de la population de la zone d'intervention;
• le pourcentage des clients potentiels pour la contraception au sein de la population;
• le pourcentage des utilisateurs de chaque type de contraceptifs.

Ces données sont souvent tirées d'enquêtes nationales sur la population, sur la santé ou sur la planification familiale. Ce type de prévision est basé sur des données statistiques très variées qui peuvent se révéler inadéquates dans le cas des petites zones géographiques comme les régions ou les départements. L'avantage de ce genre de prévisions est qu'elles sont faciles et rapides à faire lorsque les données sont disponibles. Parmi les quelques inconvénients, il y a le fait qu'elles distinguent difficilement la quantité de contraceptifs à fournir par le secteur privé de celle du secteur public, et qu'elles ne prennent pas en compte l'utilisation des préservatifs à des fins autres que la planification familiale, telles que la prévention des maladies sexuellement transmissibles et le SIDA.

Généralement, cette approche est seulement utilisée pendant les premières phases du programme. L'expérience fera apparaître les tendances d'utilisation à partir des quantités effectivement distribuées et servira de base pour déterminer de manière plus précise les prévisions.

Les prévisions basées sur la distribution utilisent les stocks pour déterminer le nombre et le type de contraceptifs qui ont été distribués par le programme sur une période donnée. De préférence, ces prévisions sont basées sur les quantités effectivement mises à la disposition des utilisateurs. Cependant lorsque ces informations ne peuvent être obtenues d'un système adéquat de statistiques de service ou d'un SIG de la logis-tique de la planification familiale, les données de distribution des produits contraceptifs peuvent être utilisées pour la prévision des besoins futurs.

Les prévisions basées sur les prestations de services s'obtiennent grâce à l'analyse des registres au niveau des sites de prestation de services et les projections du nombre de clients qu'un programme envisage de servir. Afin de faire des prévisions basées sur les services pour un programme déjà existant, collectez les données figurant dans les registres des centres sur le nombre de clients servis, le type de contraceptifs qu'ils reçoivent ainsi que les quantités. Ajustez ces chiffres en tenant compte de l'accroissement de services que vous souhaitez faire ou toute variation anticipée dans la préférence du client.

L'avantage majeur de la méthode de prévision basée sur les services est qu'elle utilise les données déjà générées par le programme. L'inconvé-nient de cette méthode est que les données peuvent ne pas être fiables en raison de la mauvaise qualité ou de l'imprécision du système de rapport.

Outils et techniques - Procéder à des prévisions basées sur la distribution

Formulaires de commande: Remplir correctement les formulaires de commandes propres à chaque fournisseur. Il faut attacher une attention particulière à fournir de façon précise toutes les informations requises pour l'expédition des contraceptifs. Des informations incomplètes ou imprécises peuvent causer des retards inutiles d'expédition.

Dates de péremption: Il est également important de vous informer des dates de péremption des contraceptifs disponibles auprès de vos fournisseurs. Vous pourrez ainsi éviter de commander des contraceptifs dont la date de péremption serait incompatible avec votre capacité de distribution.

Accusé de réception de la livraison précédente: Si vous vous adressez à un fournisseur dont vous avez déjà reçu des contraceptifs, assurez-vous que vous avez bien envoyé un accusé de réception de la livraison précédente avant de lui adresser une nouvelle commande. Sinon elle ne serait pas prise en considération. Certains contraceptifs sont disponibles en plusieurs dimensions ou appellations. Appliquez-vous à commander la ou les dimension(s) appropriée(s) et portant l'appellation familière à vos clients.

Quantités à commander: Le processus à suivre pour déterminer les quantités de contraceptifs à commander a été exposé ci-dessus. Il est généralement recommandé de commander les quantités nécessaires pour une année. Certains fournisseurs acceptent que le demandeur y ajoute 6 mois de stock de sécurité.

Délais de livraison: Pour déterminer le moment auquel vous devez passer votre commande, il faudra tenir compte des délais de livraison de chaque fournisseur. Les délais peuvent aller jusqu'à 6 mois entre la commande et la livraison.