Sélection de contraceptifs

Approvisionner les clients en contraceptifs

Tout programme de planification familiale doit pouvoir fournir des contraceptifs sûrs et efficaces au moment où les clients en ont besoin. Sans un approvisionnement adéquat en contraceptifs, les programmes de planification familiale ne seront pas en mesure de fournir des services de qualité à leurs clients. Avoir un système de gestion efficace des produits signifie que la quantité nécessaire de produits de la qualité requise soit expédiée à temps au bon endroit et vendue au bon prix.

Un système de gestion peut être utilisé pour tous types de produits qu'utilise un programme (contraceptifs, gants d'examen, matériels d'IEC, etc.). Ce chapitre traite de manière spécifique du système de gestion des contraceptifs, étant donné que ces derniers sont parmi les produits les plus importants d'un programme de planification familiale. Cependant, le processus de gestion des contraceptifs décrit dans ce chapitre peut s'appliquer à presque tous les types de produits qu'un programme utilise et remplace régulièrement.

Le système de gestion des produits est basé sur une série continue d'opérations qui peuvent se diviser en cinq grandes rubriques: la sélection des produits, les prévisions, la commande, la distribution, et l'utilisation des contraceptifs. Ces activités sont menées de manière cyclique; chaque activité du cycle affecte la suivante. Par exemple, si les chiffres issus des calculs de prévision sont trop bas, même un processus de distribution efficace ne pourra pas fournir suffisamment de contraceptifs pour répondre aux besoins du programme. Si les registres ne sont pas convenablement tenus à jour ou régulièrement analysés, le choix des contraceptifs et les prévisions d'utilisation manqueront de précision. Vous trouverez dans les pages qui suivent les éléments majeurs d'un système de gestion des contraceptifs ainsi qu'une brève présentation des activités de chaque composante du système.

Cycle d'approvisionnement en contraceptifs*

* Puisque l'acquisition des contraceptifs est souvent gérée par les organistions d'aide, nous n'avons pas inclus une déscription du processus d'acquisition dans le présent chapitre sauf quelques conseils relatifs à la commande.

• Détermination des types de contraceptifs à fournir par le programme, sur la base des besoins et des préférences des clients.
• Sélection des fournisseurs de contraceptifs.

• Détermination de la quantité nécessaire pour chaque type de contraceptif à chaque niveau du programme pendant une période déterminée.
• Commande des contraceptifs auprès du (des) fournisseur(s) sélectionné(s).

• Réception des livraisons de contraceptifs.
• Entreposage des contraceptifs.
• Transport des contraceptifs d'un magasin au point de distribution suivant.
• Gestion du stock: maintenir des niveaux adéquats d'approvision-nement en utilisant les systèmes et procédures établis.

• Distribution au client du contraceptif qu'il a choisi.
• Contrôle des registres afin de suivre l'utilisation des contraceptifs pour la prévision de besoins futurs.

En votre qualité de manager, même si vous n'exercez pas de responsabilités quotidiennes de gestion des produits, vous répondrez de toute pénurie de contraceptifs. Afin de pouvoir suivre les performances d'un système d'approvisionnement en contraceptifs, tout manager doit maîtriser les différentes composantes du système ainsi que son fonctionnement.

Pour déterminer les besoins ressentis et réels des clients, vous aurez à analyser les attitudes et pratiques contraceptives de votre population cible. Celles-ci peuvent varier selon les zones géographiques, l'âge, la parité, les croyances religieuses et les préférences de la population cible pour une marque donnée. Au sein de chaque programme, une gamme appropriée de méthodes contraceptives devra être offerte aux diverses catégories de clients: femmes qui désirent espacer les naissances, couples qui ne veulent plus d'enfants, femmes qui pratiquent l'allaitement, hommes et adolescents.

La préférence de la femme pour un contraceptif peut changer au cours de ses années de fécondité. Par exemple, lorsqu'une femme pratique l'allaitement, elle doit être en mesure de choisir une méthode qui convienne à ce stade de sa vie reproductive. Les autres raisons qui peuvent conduire une femme à changer sa méthode contraceptive sont entre autres les contre-indications médicales, un manque de satisfaction pour la méthode utilisée actuellement, et un changement dans ses intentions de reproduction; par exemple d'une décision d'espacement de naissance, elle peut en venir au choix de ne plus avoir d'enfants du tout. En outre certaines méthodes peuvent être rejetées en raison de la préférence du partenaire ou parce que la méthode gène les relations sexuelles, à cause d'effets secondaires ou autres facteurs. Ainsi, un programme de planification familiale doit être flexible et prêt à répondre à la gamme complète des besoins, désirs et préoccupations des femmes en matière de contraception.

Les accepteurs de la planification familiale s'habituent souvent à une méthode ou une marque particulière de produits, et préfèrent continuer à utiliser la même. Si possible, lorsque vous sélectionnez des fournisseurs, faites en sorte qu'ils continuent à vous livrer la même marque de contraceptifs. Cela peut réduire les cas de changement de méthodes ou d'abandon. Les changements d'emballage peuvent avoir le même effet.

Si vous faites en sorte que les méthodes les plus populaires soient toujours disponibles dans chaque site ou zone de prestation de services, les nouveaux clients seront plus susceptibles de devenir des utilisateurs actifs et de recommander la planification familiale à d'autres clients potentiels.

Il existe une variété de méthodes contraceptives modernes disponibles chez différents fabricants et fournisseurs. Dans certains pays, les programmes de la planification familiale obtiennent ces méthodes sur place chez un fabriquant local, un distributeur commercial, ou le Ministère de la Santé. D'autres programmes obtiennent leurs contraceptifs d'organisations d'aide ou de fournisseurs étrangers. Quels que soient les fournisseurs potentiels que vous identifiez, il peut y avoir des contraintes en termes de diversité des méthodes, des marques disponibles, et de la fiabilité du fournisseur. Prenez en considération les facteurs suivants lors du choix de votre fournisseur de contraceptifs:

• Performances précédentes: est-ce que le fournisseur accepte des commandes sans être en mesure de les livrer?
• Réaction aux demandes d'information et de rectification de commandes: le fournisseur répond-il correctement à toutes les demandes d'information dans un délai raisonnable? Le fournisseur vous informe-t-il de la situation des commandes en cours?
• Délais de livraison: quel est le délai moyen entre le placement d'une commande et sa livraison par le fournisseur? Quel est le pourcentage de livraisons non reçues à temps? De combien de jours (semaines, mois) sont-elles en retard? Est-ce que le fournisseur envoie un avis avant de livrer?
• Respect des normes de livraison: est-ce que les livraisons arrivent dans des conditions adéquates (par exemple de température) afin de préserver la qualité des contraceptifs? Est-ce que les livraisons arrivent au port convenu? Les livraisons peuvent-elles être fractionnées à la demande du client? Est-ce que le frêt est payé à l'avance par le fournisseur?
• Fourniture de documents: est-ce que les livraisons arrivent avec tous les documents nécessaires, correctement et entièrement remplis et signés? Les documents qui manquent sont-ils expédiés aussi rapidement que possible?
• Emballage et étiquetage: le fournisseur expédie t-il le formulaire adéquat sur le dosage, la dimension de l'emballage et la quantité? Est-ce que l'emballage externe protège le produit contre les dommages causés par la chaleur, l'humidité ou les conditions difficiles du transport des contraceptifs par voie terrestre? Les livraisons incomplètes sont-elles fréquentes? Est-ce que l'étiquetage est complet, précis et dans la bonne langue?Identification des fournisseurs
• Normes relatives à la péremption du produit: est-ce que le fournisseur vend des produits dont la date de péremption est proche?
• Suggestions de réduction des coûts: est-ce que le fournisseur fait des suggestions quant aux moyens permettant de réduire les coûts, par exemple, la modification des calendriers de livraison ou le fractionnement des livraisons?
• Contrôle de qualité: est-ce que le produit est conforme à des normes pharmaceutiques déterminées telles que l'identité, la pureté, l'efficacité, l'apparence physique, la durée de conservation en rayon, etc.? Est-ce que le fournisseur donne des résultats fiables d'analyse de contrôle de qualité?

Etude de cas - Comment éviter les ruptures de stocks de contraceptifs