Le Bureau National de Coordination de la Planification Familiale (BKKBN) coordonne toutes les activités de SIG de programme indonésien de planification familiale. Avec le temps, ce bureau a élaboré un système intégré de suivi et d'évaluation. Au niveau des cliniques, le BKKBN utilise cinq formulaires clés:
La Carte d'identité clinique d'utilisateur est remise à tout nouveau client d'une clinique. Cette carte d'identité est établie en double exemplaire; l'une des copies est envoyée au bureau principal de distribution de contraceptifs de la clinique à laquelle appartient le client et l'autre est remise au client. Elle permet d'identifier le client.
La Fiche clinique du client est remplie pour chaque nouveau client d'une clinique. Elle comprend deux parties; le verso (lequel n'est pas inclus dans les exemples qui suivent) sert à enregistrer les résultats des visites cliniques chaque fois que le client revient pour la planification familiale; quant au recto, il sert à enregistrer les renseignements médicaux sur le client.
Le Registre médical est conçu pour faciliter au personnel médical la préparation du Rapport mensuel de clinique. On y enregistre les activités de prestation de services de contraception exécutées au jour le jour par la clinique, aussi bien sur place que par le biais des équipes mobiles.
Le Registre des contraceptifs de la clinique contient l'information sur les stocks de contraceptifs de la clinique; il est conçu pour faciliter davantage au personnel des cliniques la préparation du Rapport mensuel de clinique. Une rubrique est prévue dans le registre pour les contraceptifs reçus ou distribués par jour. A la fin du mois, les totaux des stocks reçus, distribués et disponibles sont saisis sur ordinateur. Une nouvelle page du registre est ouverte au début de chaque mois.
Le Rapport mensuel de clinique de planification familiale fournit les données cumulées sur toutes les activités faisant l'objet de collecte d'information et sur tout stock de contraceptifs disponible dans la clinique. L'ensemble des Rapports mensuels de clinique sont récapitulés au niveau départemental.