Comment rapporter l'information
Comment ...
Analyser les données

Une fois que vous avez représenté sous forme de tableau les besoins en information de votre institution ainsi que la circulation des informations à l'intérieur de celle-ci, vous devez élaborer un plan opérationnel suivant lequel les informations parviendront aux membres du personnel concernés présentées d'une manière facilitant leur utilisation. Votre système d'information de gestion doit intégrer des méthodes pour:

• résumer les données collectées dans les dossiers, registres et formulaires;
• analyser les données permettant leur conversion en informations utilisables;
• transmettre aux autres instances les données résumées sous une forme qui soit facilement compréhensible;
• tirer des conclusions et prendre des décisions sur la base des informations transmises/reçues.

Les données que renferment les dossiers, registres et formulaires sont en elles-mêmes extrêmement difficiles à utiliser. Les données contenues dans les dossiers des clients communiquent au prestataire ce qu'il doit savoir sur un client en particulier, mais les managers de programmes ont besoin d'un résumé de ces données pour être en mesure de prendre des décisions concernant la population de clients dans son ensemble plutôt que des clients pris individuellement.

Les registres contenant de longues colonnes ne sont généralement pas utiles à moins qu'on ne synthétise les rubriques individuelles en une ou deux données chiffrées importantes fournissant des informations sur l'indicateur de programme étudié.

La capacité de résumer les données revêt une importance particulière. Les premières opérations à effectuer pour résumer des données sont connues sous le nom de tabulations, ce qui signifie additionner des chiffres et utiliser les totaux obtenus pour calculer des pourcentages et des moyennes. C'est un exercice qui exige un degré élevé de précision et ceux qui en ont la charge doivent avoir des compétences en arithmétique. Etant donné que des dossiers, des registres ou des formulaires mal conçus peuvent conduire à des erreurs, il est important, comme nous l'avons déjà vu, de faire en sorte que les instruments de collecte de données, plutôt que de gêner le processus de tabulation, le facilitent.

Les tabulations constituent la première étape de l'analyse de données. Habituellement, les totaux, pourcentages et moyennes vous donnent l'information de base pour vos mesures d'indicateurs. Dans beaucoup de cas, toute l'information dont vous avez besoin pour prendre vos décisions peut se résumer à ces indicateurs. Souvent les totaux, pourcentages et moyennes fournissent suffisamment d'information sur les performances et le fonctionnement des sites particuliers dans un programme à base clinique, un programme de distribution de contraceptifs à base communautaire ou un volet précis d'un programme tel que le programme Information, éducation et communication.

Cependant, en tant que manager d'un programme de planification familiale qui couvre une variété de sites menant plusieurs types d'activités de programme, vous devez peut-être examiner les résultats sous d'autres perspectives pour obtenir le type d'information pouvant vous aider à interpréter la signification des indicateurs et à prendre des décisions.

Après les tabulations, les principales opérations de traitement de données sont le cumul, la désagrégation et la projection. Ces méthodes dont l'explication figure à la page suivante, nécessitent une variété de techniques de tri et de compétences mathématiques. De petits projets couvrant peu de sites de prestation de services doivent pouvoir effectuer ces analyses manuellement. Quant aux grands projets, ils peuvent nécessiter une certaine assistance professionnelle ou l'aide d'un ordinateur pour faire les analyses.

Au moins, les managers de planification familiale doivent toujours cumuler ou combiner les données dès qu'il y a plus d'un site de prestation de services, afin d'avoir une vue d'ensemble du programme.

• Vous assurer que les données que vous combinez viennent du même type de site. Des données provenant de cliniques ne doivent être combinées qu'avec des données provenant d'autres cliniques. De la même manière, des données collectées dans les programmes de distribution de contraceptifs à base de la communauté ne doivent être cumulées qu'avec des données collectées dans d'autres programmes de distribution de contraceptifs à base communautaire.
• Vous assurer que les données cumulées correspondent au type d'information récapitulé à partir des dossiers individuels, registres et formulaires. Si vous récapitulez le nombre de nouveaux clients, celui des utilisateurs actifs et le nombre de méthodes contraceptives de chaque groupe à partir d'un registre de clinique ou un registre de distribution à base communautaire, vous devez inclure pour chaque site exactement la même information que celle contenue dans le formulaire que vous utilisez pour cumuler les données. Autrement dit, les formulaires de cumul d'information à partir des différents sites du programme doivent être clairement en rapport avec les formulaires initiaux de collecte d'information. Lorsque les formulaires ne correspondent pas, des données vitales nécessaires à la prise de décision vont être perdues.

Chaque fois que vous procédez à la tabulation ou à l'analyse de l'information pour vous-même ou pour un autre, vous êtes en train de préparer un rapport. Vous devez soigneusement planifier votre méthode d'élaboration du rapport de sorte que l'information que vous transmettez soit facile à comprendre et se rapporte sans équivoque à la performance ou aux indicateurs opérationnels du programme. Pour élaborer des rapports adéquats et utiles, le premier préalable consiste à planifier soigneusement la tabulation et l'agrégation des données des différentes activités du projet.

D'une manière générale, planifiez soigneusement tout rapport que vous devez élaborer. Pour vous assurer que toutes les caractéristiques essentielles d'un bon rapport ont bien été prises en compte, utilisez la liste de vérification «Comment élaborer un rapport»

Etre en mesure de comprendre facilement l'information présente des avantages considérables:

• cela suscite un intérêt pour l'information, ce qui favorise la prise de décision;
• lorsque les membres du personnel sont intéressés par l'information, ils collectent les données avec plus d'attention et de soin; ce qui les rend plus précis.

Les rapports constituent la mémoire du programme et de l'institution; ainsi, vous devez vous assurer que tous les agents de l'institution y ont accès facilement.

Aucun rapport n'est complet sans rétro-information (feedback). En émettant un avis favorable sur la qualité et l'utilité de l'information, le responsable exprime son appréciation de l'effort fourni par le personnel pour collecter et présenter l'information. La rétro-information (feedback) démontre également la valeur et l'importance des rapports soumis aux managers. Pour ce dernier, il représente l'un des plus puissants outils de motivation du personnel. Les rapports peuvent, par exemple, être publiés dans un bulletin d'information qui présente des comparaisons entre les réalisations ou les performances des différents sites d'un programme de planification familiale. Ce bulletin peut servir pour motiver le personnel à améliorer son travail ou maintenir ses niveaux de performance.

La rétro-information (feedback) permet au système d'information de gestion de fournir des données plus complètes, précises et au moment opportun pour la prise de décision. Le SIG fonctionne mieux si tous les agents sont impliqués dans le processus de son élaboration, lorsque chaque membre du personnel définit clairement ses objectifs, et que tout le monde sait que l'information est utilisée. Vous, en votre qualité de manager, tout comme chaque superviseur qui reçoit le rapport, vous devez reconnaître l'effort que fournissent les agents de planification familiale qui entretiennent le système d'information, en exprimant de manière régulière votre reconnaissance pour leur contribution dans cette tâche et en portant une appréciation professionnelle formelle sur les résultats de ces efforts et contributions.

La rétro-information (feedback) est plus efficace quand elle se fait de manière systématique. Il est extrêmement important de boucler entièrement le processus de préparation et soumission de rapport.

Ceci revient à dire que le manager doit vérifier si des actions ou décisions appropriées ont été prises sur la base de l'information fournie. En examinant les rapports, posez-vous les questions ci-dessous:

Est-ce que l'information concernant tous les indicateurs-clé a été rapportée?

A t-on identifié toutes les insuffisances ou lacunes?

L'information contenue dans le rapport est-elle précise et fiable?

Les données ont-elles été interprétées et les conclusions mentionnées dans le rapport?

Le rapport indique t-il les décisions ou actions qui ont été prises sur la base de l'information rapportée?

A mesure que le programme de planification familiale évolue, vous, manager, devez revoir les indicateurs opérationnels ou de performances et changer les outils de collecte des données. Si vous opérez des changements à la lumière du principe ici, votre système d'information de gestion continuera à satisfaire vos besoins: assurez-vous que la collecte de chaque information est justifiée, et que chacune de ces informations est fiable, à jour et exacte.

Liste de vérification - Gestion et utilisation de l'information