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Circulation et utilisation de l'information au sein de votre institution Circulation et utilisation de l'information au sein de votre institution |
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Déterminer comment l'information va être obtenue et transmise |
Tout le personnel administratif et technique de votre programme de planification familiale doit s'appuyer sur l'information reçue pour prendre les décisions les plus pertinentes. Une fois que vous avez décidé quel type d'information il faut pour chaque personne ou chaque section, vous devez déterminer le moyen le plus efficace d'obtenir et de transmettre l'information. Le mouvement de l'information à l'intérieur de votre institution s'appelle «circulation de l'information». La circulation de l'information dépend de plusieurs facteurs:
Au fur et à mesure que l'information passe d'un utilisateur à l'autre, le niveau de détails et le format varient. Ces changements au niveau des détails et de la présentation (texte, tableaux numériques, diagrammes ou graphes) doivent correspondre aux besoins de l'utilisateur et à l'échelon auquel l'information sera utilisée. |
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| Indicateur | Utilisateurs | Utilisation de l'information | Niveau de détail souhaité | Exigences en matière de rapport |
| INTRANTS Nombre d'agents de DBC par rapport à la population-cible |
Agent de DBC Superviseur de DBC Manager de zone |
Planifier le calendrier de visites mensuelles. Planifier les visites d'appui et déterminer l'approvisionnement en contraceptifs de chaque agent de DBC. Décider du nombre approprié d'agents de DBC par rapport à la population-cible pour générer une demande réelle et un suivi correct de l'approvisionnement des utilisateurs. |
Identification d'individus dans la population-cible et nombre de fois qu'ils ont été vus. Nombre de membres de la population-cible devenant des clients. Nombre de membres de la population-cible par agent de DBC et nombre de contacts par agent de DBC par mois. |
Rendre compte au super-viseur de DBC du nombre de visites par individu dans la population-cible. Rendre compte au manager du programme du nombre moyen d'individus dans la population par agent de DBC. |
| PROCESSUS Taux mensuel de contacts entre agents de DBC et population-cible |
Superviseur de DBC | Contrôler l'activité des agents de DBC et déterminer l'appui à fournir. | Nombre de contacts des agents de DBC avec la population-cible par mois et par agent de DBC; et contenu de chaque contact. | Les superviseurs rendent comptent du pourcentage d'agents de DBC qui respectent les critères établis pour les contacts. |
| EXTRANTS Moyenne de nouveaux clients par agent de DBC |
Superviseur de DBC Manager de zone |
Déterminer si la stratégie du programme permet d'atteindre la population-cible. Fixer de nouveaux objectifs. |
Nombre de nouveaux clients par mois et par méthode. Nombre de nouveaux clients servis par des agents de DBC par mois. Zones où le nombre de nouveaux clients approche le nombre de personnes ciblées. |
Les superviseurs rendent compte du pourcentage de la population-cible acceptant des contraceptifs; les mana-gers de programmes rendent compte du pourcentage des objectifs de prévalence de contraception atteint. |
| RESULTATS Pourcentage d'utilisateurs actifs dans la population |
Superviseur de DBC Responsable de zone Directeur de programme |
Déterminer quels agents de DBC exigent davantage de supervision et d'appui intensifs. Déterminer les besoins en matière de contraceptifs dans la zone. Déterminer si la stratégie de distribution à base communau-taire a un bon rapport coût/rendement, et planifier un budget incitatif pour la nouvelle année de programme. |
Pourcentage de nouveaux clients devenus utilisateurs actifs par agent de DBC. Méthodes préférées par nouveau client et par utilisateur actif. Pourcentage de la population-cible devenus utilisateurs actifs par le biais du programme. |
Rend compte aux respon-sables de zones de données sur les agents de DBC, les nouveaux clients, les utilisateurs actifs et les méthodes. Rend compte au directeur des besoins en contraceptifs sur la base de l'utilisation des tendances. Rend compte aux autorités politiques et aux donateurs du niveau de réalisation des objectifs. |
| IMPACT Pourcentage de femmes qui atteignent le taux de fécondité générale recherché |
Directeur de programme | Déterminer de nouveaux objectifs de planification à long terme. | Pourcentage de la population redéfinissant les normes relatives à la taille de leur famille. Pourcentage de la population optant pour une famille de taille réduite. Pourcentage d' utilisateurs actifs ayant une famille de taille réduite. |
Rend compte aux autorités politiques et aux donateurs de la réalisation des objectifs de politique en matière de population. |
Maintenant que vous avez fini de sélectionner les indicateurs appropriés, d'identifier les sources d'information et d'observer comment l'information circule entre les membres de votre personnel, il ne vous reste plus qu'à examiner les instruments et techniques de collecte de données. Lorsque la collecte de l'information est faite de manière routinière, c'est souvent au prix de beaucoup d'efforts; aussi est-il important de faire en sorte qu'elle puisse être collectée et utilisée facilement.
Les données routinières proviennent de sources différentes qui utilisent différents types d'instruments de collecte de données. Les types d'instruments nécessaires dépendent des informations que vous voulez collecter.
Les types habituels d'instruments de collecte de données relatives aux services sont:
En outre, un programme de planification familiale exige des données administratives qui peuvent être collectées à l'aide des instruments suivants:
L'ensemble des instruments de collecte de données doit être perçu comme un ensemble d'outils étroitement liés qui permet aux managers d'obtenir facilement l'information dont ils ont besoin pour prendre des décisions adéquates de gestion.
Outils et techniques - Instruments habituels de collecte et d'utilisation de données routinières
Examinez les dossiers, registres et formulaires pour voir s'ils vous fournissent l'information dont vous avez besoin. Identifiez les formulaires qui doivent être améliorés. S'il y a des documents auxquels vous pouvez apporter des changements, associez votre personnel à la décision précisant le sens dans lequel sera modifié le dossier, le registre ou le formulaire.
Si vous devez créer un nouveau type de dossier, ou registre, ou un nouveau formulaire, assurez-vous que la conception du formulaire est apte à faciliter une tabulation et un enregistrement précis des informations. Nombres de dossiers et de formulaires ont tendance à comprimer beaucoup d'information sur une seule feuille de papier. Il en résulte souvent un formulaire illisible. Des instruments de collecte de données illisibles et des informations omises parce que le personnel est trop occupé à déchiffrer les écritures sur la page provoquent une perte de temps pour remplir le formulaire et un gaspillage d'information.
Le tableau ci-dessous, intitulé «Comment améliorer les instruments de collecte de données», permet d'identifier certains problèmes courants dans la collecte de données, indique leur origine et montre comment les éliminer.
| Types de problèmes | Source des problèmes | Comment éliminer les problèmes |
| Erreurs d'enregistrement | ||
| Erreurs d'interprétation | ||
| Erreurs de tabulation |
Lorsque les dossiers, registres et formulaires ne peuvent pas être modifiés tout de suite, utilisez au mieux les formulaires à votre disposition en essayant autant que possible de les rendre précis, lisibles et faciles à tabuler.
Après avoir identifié les indicateurs-clés que vous voulez utiliser, vous allez peut-être vous rendre compte que toutes les informations contenues dans les formulaires et les registres actuels sont utiles, maintenant que vous savez à quel moment et comment les utiliser. Si les instruments donnent plus d'informations que nécessaire, préparez une fiche de tabulation supplémentaire pour faire une récapitulation quotidienne des informations dont vous avez besoin. Ces récapitulations vous permettront d'accéder en cas de besoin aux informations clés sur les indicateurs.
Lorsque tous les instruments de collecte d'information sont définitivement mis au point, il est recommandé de rédiger un petit manuel sur l'utilisation de chacun d'eux. Le manuel doit indiquer qui doit remplir les formulaires à quelle fréquence, et dans quelles circonstances les formulaires doivent être remplis; il doit également fournir des directives sur la manière de remplir ces formulaires. En outre, le manuel doit décrire le format des rapports, leur fréquence et leur destinataire, tout comme il doit contenir des exemples d'utilisation d'information. Vous trouverez à la page suivante des exemples de directives tirés d'un manuel sur les systèmes d'enregistrement et de communication d'information.
Exemple d'Indonésie - Formulaires de collecte de l'information
Ces exemples sont inspirés du système actuel d'enregistrement élaboré par le BKKBN.
Les managers ont parfois besoin d'information que ne leur fournissent ni les dossiers, ni les registres ni les formulaires couramment utilisés. Parmi les informations dites non routinières on peut citer par exemple les caractéristiques particulières des clients et des prestataires, ainsi que la manière dont se déroule la prestation des services de planification familiale. On peut obtenir cette information en utilisant des enquêtes et des méthodes de recherche spéciales. Ces méthodes peuvent impliquer un surcroît de dépenses et exiger l'intervention de spécialistes pour les concevoir et les mettre en oeuvre.
En tant que manager de planification familiale, votre rôle consiste à identifier les moments auxquels vous avez besoin d'informations supplémentaires et à contacter un expert qui vous aide à concevoir et mener ces investigations particulières. Vous devez faire en sorte que votre personnel et vous même soyez impliqués dans la conception et l'exécution de ces investigations particulières et aussi dans l'analyse et l'interprétation des résultats.
Outils et techniques - Recherche d'informations non-routinières pour la prise de décisions
Une évaluation rapide locale (ERL) est conçue pour fournir facilement et vite des informations aux fins de planification et de supervision. Une ERL de qualité de service permet d'évaluer la qualité des services fournis au niveau de la clinique. L'ERL présentée ici comporte trois volets:
Cependant une évaluation de qualité serait incomplète si elle ne tenait pas compte de la perception qu'ont les clients des services qui leur sont offerts. Autres instruments puissants d'évaluation de qualité de soins: les enquêtes communautaires, qui peuvent être effectuées hors clinique, en interrogeant un échantillon de femmes de la communauté ou par le biais «d'interviews de sortie» auprès des femmes qui fréquentent la clinique.
Une enquête communautaire auprès des clients traiterait les questions suivantes:
Outils et techniques - Evaluation Rapide De La Qualite Des Soins Dans Les Cliniques