Comment développer un système d'information de gestion efficace
Comment concevoir ou évaluer un système interne d'information et de gestion
Comment analyser les résultats de votre évaluation
Entreprendre des actions pour améliorer le système d'information de gestion
Comment ...
Evaluer un système d'information de gestion: Quelles questions se poser? Que faut-il prendre en considération? Que faut-il vérifier?
Maintenir votre SIG sur la bonne voie

Comment concevoir ou évaluer un système interne d'information et de gestion

1. Identifier tous ceux qui utilisent ou devraient utiliser chaque type d'information (volontaires, leaders communautaires, agents du secteur de santé et d'autres branches professionnelles, agents de terrain, superviseurs, administrateurs et managers) et quels types de décisions ils sont amenés à prendre dans le cadre de leurs fonctions.
2. Evaluer les objectifs à court et long termes de l'institution, du programme, du département ou du site de prestation de services où vous travaillez.
3. Identifier le type d'informations nécessaires pour aider les différents acteurs d'un programme de planification familiale à travailler de manière efficace et efficiente; et éliminer les informations qui sont collectées sans être utilisées.
4. Déterminer parmi les procédures et formulaires actuels de collecte, de saisie, de classement, d'analyse et les rapports d'information ceux qui ne sont pas compliqués et qui ne prennent pas de temps, mais qui répondent aux besoins des différents agents; ensuite, déterminer les formulaires et les procédures à améliorer.
5. Passer en revue toutes les procédures et tous les formulaires de collecte et de saisie d'information pour voir ce qu'il y a lieu d'améliorer ou de changer.
6. Créer ou améliorer les systèmes manuels ou informatiques de classement, d'analyse et les rapports d'information pour les rendre plus utiles aux différents agents du programme de planification familiale.
7. Développer des procédures pour confirmer l'exactitude des données.
8. Former et superviser le personnel dans l'utilisation des nouveaux formulaires, registres, fiches de récapitulation et autres instruments pour collecter, classifier, analyser, présenter et utiliser l'information.

Pour préparer cette revue du système d'information de gestion existant, commencez par tenir une réunion avec votre personnel, vos homologues des autres services de santé, les leaders communautaires, les volontaires et les clients. Recueillez systématiquement toute l'information en consignant clairement par écrit les réponses afin de pouvoir les réexaminer plus tard.

Déterminez les besoins spécifiques en information de votre programme de planification familiale. Vous pouvez par exemple vous poser les questions suivantes:

Le programme vient-il de démarrer ou se trouve-t-il en phase avancée? Rappelez-vous:

• Qu'un programme qui démarre nécessite, entre autres, l'information de base relative au nombre de nouveaux utilisateurs et d'utilisateurs actifs.
• Qu'un programme qui a atteint tous les membres des groupes cibles doit disposer d'information pour contrôler la qualité des services.

S'agit-il d'un programme clinique ou d'un programme communautaire? Rappelez-vous:

• Qu'un programme clinique de planification familiale qui fournit des contraceptifs par voie orale, des contraceptifs injectables et des contraceptifs par voie intra-utérine exige la collecte d'information sur les effets secondaires et les complications.
• Qu'un programme de distribution à base communautaire (DBC) a besoin de l'information sur le nombre de cycles de pilules et d'unités de préservatifs distribués par chaque agent du programme.

Le programme est-il entièrement subventionné ou alors les clients payent-ils des honoraires? Rappelez-vous:

• Qu'un programme subventionné a besoin d'information sur le nombre de visites par prestataire de services pour déterminer le taux de remboursement.
• Qu'un programme dans lequel les clients payent a besoin d'information sur tous les coûts liés au service, pour pouvoir déterminer les prix qu'il est raisonnable de leur faire payer et ceux dont ils peuvent être dispensés. Le caractère payant des services et des produits améliore la fiabilité de l'information collectée.

Déterminez le type d'information actuellement disponible dans les formulaires, registres et autres dossiers et pouvant être utilisés pour la prise de décisions. Par exemple:

• Les dossiers des clients peuvent fournir des données importantes sur la situation démographique et sanitaire.
• Les registres peuvent fournir des données importantes sur les nouveaux clients, les utilisateurs actifs et ceux qui changent de méthode.
• Les formulaires de supervision peuvent fournir des données importantes sur les exigences en matière d'approvisionnement en contraceptifs.

Déterminez l'information dont vous avez besoin et qui n'est pas contenue dans les dossiers, registres et formulaires existants. Par exemple:

• Les dossiers des clients peuvent ne pas fournir d'information sur les effets secondaires et les complications ainsi que sur les clients ayant abandonné le programme.
• Les formulaires de supervision peuvent ne pas fournir d'information sur la qualité des services cliniques.
• Les registres peuvent ne pas contenir d'information permettant de distinguer les utilisateurs actifs des nouveaux.
• Les formulaires d'inventaire peuvent ne pas fournir d'information claire sur la rapidité d'utilisation des stocks de contraceptifs; or, ces données sont nécessaires pour déterminer les quantités et le moment de passer des commandes.

Déterminez l'information dont vous avez besoin de manière régulière et fréquente et celle dont vous n'avez besoin que de temps à autre. Par exemple:

• L'information sur les nouvelles méthodes et les nouveaux clients peut être indispensable à titre régulier et fréquent pour contrôler les progrès accomplis par le programme dans le sens de la réalisation de ses objectifs, tant au niveau des communautés locales qu'au niveau régional.
• L'information sur les clients ayant changé de méthode et ceux ayant abandonné le programme peut parfois être utile pour évaluer les taux de continuité et de satisfaction des clients relatifs à l'utilisation d'une méthode contraceptive donnée.
• L'information sur la situation financière peut être nécessaire pour pouvoir suivre de manière régulière et fréquente les dépenses et les budgets.

Déterminez des méthodes simples et peu coûteuses de collecte d'information pour compléter l'information mentionnée dans les dossiers, registres et formulaires. Par exemple:

• Les évaluations rapides (ou enquêtes de petite échelle) sont utiles pour collecter l'information sur des phénomènes comme le changement de méthode, les abandons, les effets de la contraception sur la fécondité, etc.
• Les discussions de groupe focalisées (focus groups), c'est-à-dire des débats dirigés avec la participation de personnes sélectionnées, fournissent une information utile sur les motifs de satisfaction ou non des clients concernant les services et le personnel médicaux ou d'autres types de services et de personnel, sur l'efficacité des messages d'IEC, sur la réceptivité et le potentiel d'acceptation de groupes particuliers par rapport à la contraception, etc.
• Les petits projets de recherche opérationnelle permettent d'obtenir l'information sur les différentes méthodes de distribution de contraceptifs ou, plus particulièrement, sur l'efficacité des points de distribution du secteur public par rapport à ceux du secteur privé.

Déterminez comment différents groupes travaillant dans la planification familiale peuvent utiliser l'information pour améliorer leur travail. Par exemple:

• La communauté peut avoir besoin d'information sur les clients potentiels et actuels de planification familiale pour mettre sur pied un programme de distribution à base communautaire.
• Les agents du programme de DBC peuvent avoir besoin d'information sur la situation de chaque client pour planifier des visites de conseils et déterminer les quantités de contraceptifs dont ils auront besoin.
• Les superviseurs peuvent avoir besoin d'information sur le nombre de clients servis par chaque agent du programme de DBC, pour déterminer le moyen le plus efficace de leur fournir motivation et appui.
• Les managers peuvent avoir besoin d'une récapitulation de toute l'information sur le coût et la qualité des services, la satisfaction des clients ainsi que les motifs d'abandon ou de changement de méthode, pour déterminer comment améliorer les stratégies et la qualité du programme.

Déterminez si vous et votre personnel disposez à temps de l'information appropriée sous une forme utilisable. Par exemple:

• Les agents de DBC peuvent utiliser des cartes du village pour passer chez les clients de planification familiale et voir quel genre de contraceptif ils reçoivent.
• Les superviseurs peuvent suivre séparément l'efficacité de chaque agent de DBC en utilisant des tableaux simples faisant ressortir les résultats des visites à domicile effectuées par chaque agent de DBC qu'ils supervisent.
• Les managers de cliniques peuvent utiliser des graphiques et diagrammes simples décrivant le nombre de visites dans chaque clinique de planification familiale, le nombre de nouveaux clients et d'utilisateurs actifs pour contrôler et évaluer la situation de leur programme.

Déterminez la manière d'utiliser l'information pour fournir une rétro-information (feedback) efficace à votre personnel. Par exemple:

• Les superviseurs peuvent motiver leur personnel à travailler davantage en leur permettant de pouvoir comparer leurs performances à celles de leurs collègues.
• La rétro-information (feedback) peut servir à montrer les réalisations du programme, ce qui peut être source d'appui politique.

Etude de cas - L'importance d'avoir l'information exacte et à temps réel

L'étude de votre système vous permettra de voir quels éléments vous devez améliorer dans votre SIG. Il y a plusieurs moyens d'y arriver. La plupart des améliorations sont possibles si vous:

• éliminez l'information superflue;
• améliorez votre manière de fournir la rétro-information (feedback) à votre personnel;
• impliquez votre personnel dans l'utilisation régulière de l'information collectée pour planifier, assurer le suivi et évaluer leurs activités.

Voici quelques exemples de mesures simples à prendre pour améliorer dans une grande mesure l'efficacité du système d'information de gestion:

Collecte des données: souvent les formulaires cliniques ne s'y prêtent pas parce qu'il n'y a pas assez de place pour enregistrer l'information demandée. Ce problème peut être résolu en éliminant l'information superflue et en reprenant la conception des formulaires, en y incorporant toutes les suggestions faites par les membres du personnel chargés de les remplir, et en formant le personnel à l'utilisation du nouveau formulaire.

Saisie des données: les membres du personnel commettent beaucoup d'erreurs en récapitulant les informations tirées des registres. Ces erreurs de calcul peuvent facilement être évitées par l'utilisation de fiches de récapitulation simples avec des directives claires, et par la formation du personnel.

Analyse et interprétation des données: les superviseurs du programme de DBC peuvent ne pas utiliser l'information collectée mensuellement sur le nombre de clients pour contrôler la performance de chaque agent de DBC, les rapports étant trop difficiles à lire. Un graphique simple montrant clairement les performances de chaque agent de DBC peut contribuer à améliorer le contrôle et les performances de l'ensemble des agents de DBC.

Le manager doit attirer l'attention du personnel médical sur l'importance que revêt, pour les rapports, la précision de la collecte, de la classification et de l'analyse des données. Pour ce faire, il peut par exemple utiliser les rapports pour faire l'évaluation des performances du personnel du service médical et lui fournir une rétro-information (feedback).