Gérer et utiliser l'information

Tout manager quel que soit son niveau dans le programme de planification familiale a besoin d'une information à jour, fiable et complète sur tous les aspects du programme pour prendre des décisions appropriées concernant les performances et le fonctionnement du programme.

Les managers dépendent aussi bien des canaux formels que des canaux informels pour recueillir les données dont ils ont besoin pour prendre des décisions. Parmi ces sources d'information il y a les rumeurs et les discussions non-officielles avec les collègues, l'expérience personnelle, l'éducation, le bon sens, l'intuition ainsi que la connaissance de l'environnement politique et social. Les informations formelles, par contre, parviennent d'habitude aux managers sous forme de rapports de routine sur les statistiques et le management. Ces rapports, qui sont généralement sous un format standard et reproduits de façon régulière, constituent la partie la plus visible de ce qu'on appelle le système d'information de gestion (SIG). Malheureusement, dans de nombreuses institutions, grandes comme petites, le SIG n'est pas aussi efficace qu'il pourrait l'être. Par conséquent les managers ne reçoivent pas souvent le type d'information dont ils ont besoin, elle leur parvient souvent avec retard ou dans un format qu'il est difficile d'interpréter.

Un SIG fonctionnel est particulièrement important dans l'environnement économique et social d'aujourd'hui où les managers de la planification familiale ont besoin de prendre des décisions concernant l'autosuffisance financière, la satisfaction des clients et le contrôle de qualité. Si le SIG ne fournit pas des données complètes, précises et à temps, les managers peuvent être dans l'impossibilité de prendre des décisions pour assurer la survie, l'expansion et la continuité de leur programme et de leur institution. Parmi ces décisions critiques on peut citer:

• le choix des groupes cibles appropriées pour atteindre les buts relatifs à la démographie et à la fécondité;
• le choix d'une gamme équilibrée de contraceptifs temporaires et de contraceptifs permanents;
• le choix des méthodes adéquates de prestation de services de planification familiale, par exemple la DBC;
• la coordination des activités de programme des secteurs public et privé;
• le choix de tarifs permettant de couvrir les coûts récurrents d'un programme afin d'en assurer la durabilité;
• la définition de normes de satisfaction des clients et de prestations de services.

Un SIG efficace fournira l'information devant permettre aux managers d'analyser les situations actuelles, d'identifier les problèmes immédiats et de trouver des solutions, de découvrir les tendances et comportements typiques leur permettant de fixer des buts et objectifs pour l'avenir, et de faire des choix judicieux pour l'emploi des rares ressources humaines, financières et matérielles disponibles.

Pour vérifier si, oui ou non, votre SIG est efficace, posez-vous les questions suivantes:

L'information est-elle recueillie sur une base régulière et continue?

Le SIG fonctionne-t-il à tous les niveaux du système?

Le système prévoit-il un mécanisme assurant une rétro-information (feedback) régulière?

Les rapports sont-ils fournis à temps?

Le présent chapitre vous aidera à suivre le processus vous permettant de mettre en place un SIG. Cela comprend, entre autres, le processus menant au choix des informations qui conviennent le mieux pour satisfaire les besoins du manager, la conception de méthodes de collecte et d'analyse des données nécessaires et celle de procédures permettant de communiquer l'information aux managers concernés. Le SIG rassemble des données relatives à une variété de fonctions au sein d'une institution pour permettre à un manager de planifier, de suivre et d'évaluer les opérations et les performances du programme de planification familiale, dans son ensemble. Un SIG ne doit pas être compliqué; il doit juste vous fournir les informations qui vous permettront de prendre des décisions. Les informations devant vous aider dans la planification, le suivi et l'évaluation proviendront, quant à elles, de plusieurs sources.

L'information est d'habitude générée par les différents «sous-systèmes» d'une institution, tels que les infrastructures de services cliniques, le département du personnel, le département des finances, le département chargé de la gestion des produits, le département de l'immobilier, etc. Elle passe par de nombreux et différents types de rapports, de registres, de formulaires, de résumés mensuels, de rapports officiels, d'enquêtes et d'études spéciales qui sont préparées par le personnel à différents niveaux de différents départements.

Si les informations sont complètes, disponibles à temps, fiables et peuvent être intégrées dans le système, le manager peut déterminer si le programme de planification familiale est en train d'atteindre ses buts ou non, si les ressources sont en train d'être utilisées de façon efficace et convenable ou non et éventuellement si l'institution est sur la bonne voie pour aider le pays à atteindre ses buts sur les plans sanitaire, démographique et socio-économique.