M. Andriamasinoro, Directeur Régional de la Planification Familiale, ouvrit la grande enveloppe qui venait d'arriver du bureau central. L'enveloppe contenait les résultats d'une mini-enquête sur la planification familiale effectuée il y a un mois par une équipe de l'université locale pour le compte de la Division de planification familiale du Ministère de la santé. L'enveloppe était accompagnée d'une autre lettre du Directeur des statistiques de service disant que l'enquête faisait état d'un taux de prévalence de contraception (TPC) beau-coup plus faible que celui indiqué par les dernières statistiques périodiques du service, qui remontaient déjà à un an. M. Andriamasinoro décida de convoquer en réunion tous les managers de clinique de sa région pour essayer de savoir pourquoi il y avait un tel écart entre les résultats des statistiques de service et ceux de la mini-enquête.
M. Andriamasinoro ouvrit la réunion par la présentation des résultats de l'enquête aux managers de cliniques. «L'enquête a trouvé que le taux de prévalence de contraception dans cette zone est de 27 pour cent», dit-il, «mais nos statistiques de service ont trouvé pour l'année dernière un TPC de 43 pour cent. Quelqu'un a-t-il une explication sur la cause d'une si grande différence entre les deux estimations? Quels problèmes avez-vous remarqué dans le système de statistiques de service?»
«Peut-être le problème vient-il du fait que ceux qui remplissent les formulaires ne savent pas le faire correctement», dit Mme Rakotomalala, l'un des managers. «J'ai souvent entendu les agents chargés de la compilation des données se plaindre que les formulaires sont mal remplis. On inscrit parfois l'information là où il ne faut pas, ou alors on remplit sans respecter la terminologie consacrée, ce qui rend impossible l'exploitation de certaines données.»
«A l'occasion de certaines de mes visites», dit Mme Rabemanantsoa, «j'ai entendu des gens se plaindre du fait qu'il faut trop de temps pour remplir les formulaires et affirmer qu'ils ne comprennent pas pourquoi ils sont obligés de faire ce travail ni à quoi sert l'information collectée. J'ai l'impression que beaucoup d'entre eux trouvent les formulaires compliqués, et ne se préoccupent pas de les remplir correctement. Ils considèrent cette tâche comme une grande corvée et ne semblent pas comprendre l'importance de soumettre les formulaires à temps.»
Puis M. Rakotomanga s'exprima à son tour en ces termes: «Lorsque j'ai demandé le démarrage de la collecte d'information sur les complications et les effets secondaires des contraceptifs offerts par le programme, le personnel clinique a élevé une protestation, estimant qu'il n'avait pas assez de temps pour s'occuper de collecte d'information et qu'il ne voyait pas réellement la nécessité de cette opération.»
«Bien», dit M. Andriamasinoro, «nous nous trouvons, me semble-t-il, face à plusieurs problèmes. L'impression qui se dégage est que l'information que nous avons collectée n'est ni très exacte ni très complète et qu'elle arrive toujours avec du retard. L'enquête a mis à nu le manque de précision de nos statistiques. Aussi bien l'enquête que nos statistiques de services montrent que le nombre de nouveaux clients de planification familiale a augmenté au cours de ces dernières années, mais apparemment nous avons eu une mauvaise approche de collecte et d'analyse d'information sur les personnes qui abandonnent la planification familiale. Le fait que les chiffres de l'enquête soient plus bas que les nôtres donne l'impression que notre programme ne fait pas du bon travail. Nous devons affiner notre système de statistiques de service pour le rendre plus précis et éviter de telles situations dans l'avenir.
«Vous avez indiqué que les personnes qui collectent et compilent les données n'en comprennent pas l'importance», poursuivit M. Andriamasinoro. «Je pense que vous devez tous vous réunir avec votre personnel de programme et essayer de les aider à comprendre pourquoi il est si important que l'information qu'ils collectent soit précise et complète. En effet, à moins d'obtenir une information précise et complète, nous ne pouvons pas, en tant que superviseurs, déterminer si le programme marche bien, définir des cibles pertinentes ou savoir si ces cibles ont réellement été atteintes. Il est également très important que l'information soit livrée et analysée à temps. Si pour travailler nous ne disposons que d'information datant d'un an, il ne nous sera pas possible d'obtenir une image exacte de la situation actuelle. Il nous faut des données à jour pouvant nous permettre de prendre des décisions sur la planification familiale et l'allocation de fonds en connaissance de cause. Le personnel du programme doit comprendre pourquoi il est important de bien effectuer le travail de collecte d'information; ainsi il prendra ce travail au sérieux et l'exécutera correctement. De même, il nous faut les féliciter chaque fois qu'ils font du bon travail. Une telle attitude les aide à comprendre que la collecte d'information occupe une place importante dans leur travail et à se convaincre que l'on apprécie leurs bonnes performances.»