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La gestion de la logistique du programme |
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Décider si la formation sera exécutée au niveau local |
En tant que manager, vous pouvez faire un choix entre l'organisation de la formation à l'échelon local et l'envoi des candidats à d'autres lieux de formation. L'organisation et l'exécution d'un programme au niveau local requièrent une gestion complexe et coordonnée, mais coûte moins cher. Pour le coût d'une seule personne formée à l'étranger, vous pouvez souvent former un grand nombre d'agents au niveau local. Si vous prenez la décision d'entreprendre la formation à l'échelon local, vous et votre spécialiste de la formation aurez besoin de mener à bien les activités suivantes.
Liste de contrôle (checklist) pour la préparation d'une formation exécutée à l'échelon local L'élaboration du budget destiné aux activités de formation |
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La budgétisation des ressources humaines et matérielles |
Une fois que vous avez conçu et planifié votre programme, vous pouvez préparer votre budget détaillé. Bien que votre planification initiale doive se faire dans les limites de votre budget global de formation, il vous faudra élaborer un budget détaillé qui couvre, à la fois les besoins en ressources humaines et en ressources matérielles.
Les principes directeurs suivants vous aideront à élaborer votre budget. Outils et techniques - Canevas pour la préparation d'un budget Préparation d'un projet de programme de formation |
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L'obtention du financement de votre programme de formation |
Le besoin de former peut être évident, mais les fonds pour financer les programmes de formation sont difficiles à obtenir. Si vous parvenez à présenter, clairement et de façon exhaustive à votre direction générale et aux bailleurs de fonds, vos idées sur la manière dont la formation pourrait améliorer les performances du personnel dans votre programme, vous aurez une meilleure chance d'obtenir des fonds pour la formation.
Avant d'élaborer votre proposition, il serait bon de vous entretenir avec les bailleurs de fonds potentiels au sujet de votre idée. Le contact direct et personnel est très important pour l'obtention d'un financement et vous permet de voir si:
Une fois que vous avez fixé les buts et objectifs du programme de formation, élaboré un budget préliminaire et achevé la planification initiale, vous pouvez alors préparer un projet de demande de financement. Les projets comptent généralement plusieurs pages et se présentent suivant les grandes lignes ci-après. Les grandes lignes d'un projet de programme
Une agence de financement assistera plus facilement un projet clair et bien structuré qui justifie la nécessité du programme de formation et qui montre comment la formation aura des effets positifs sur les résultats du programme. La gestion de la logistique du programme |
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Comment s'assurer que le programme de formation s'exécute sans heurts |
Le succès d'un programme de formation dépend non seulement de la qualité de la formation, mais aussi de la logistique. Les participants ont besoin d'être à l'aise, bien nourris et de disposer du transport nécessaire. Si un seul de ces facteurs devait manquer, les participants auraient du mal à se concentrer sur leur formation.
Pour s'assurer du fait que tout se passe sans heurts, le travail de l'équipe chargée de la formation doit être coordonné avec celui du personnel administratif et celui chargé de la logistique. Les décisions que prend l'équipe chargée de la formation ont un impact direct sur le personnel de l'administration/logistique et exige une communication efficace en temps opportun, une rétro-information régulière et une coordination efficace. Le manager chargé du programme de formation devrait préparer un plan de travail qui identifie:
Outils et techniques - Exemple d'un plan de travail Une fois que le plan de travail est élaboré, veillez à ce que chacun en ait un exemplaire. Utilisez-le avant, pendant et après l'atelier pour vous assurer que tout se fait conformément au plan et au calendrier. Rappelez-vous que les choses peuvent tourner mal même si le programme est bien conçu. Comme c'est le cas avec tout plan de travail, soyez souples et prêts à opérer des ajustements si nécessaire. Evaluation et suivi du programme de formation |
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Une évaluation se fait pendant et après la formation |
L'évaluation est un processus continu qui commence dès l'élaboration des objectifs d'apprentissage. L'idéal serait d'évaluer les programmes de formation au début, pendant et à la fin de la formation, et aussi après que les stagiaires aient repris leur travail.
Au début il est utile de recueillir des données de base sur les stagiaires, à la fois sur leur niveau de connaissance et leurs qualifications et sur ce qu'ils attendent de la formation. On peut faire cela en administrant un pré-test visant à déterminer le niveau de qualification de base de chaque participant et à recueillir des données sur ce qu'ils espèrent apprendre de cette formation. Ces données peuvent alors permettre de déterminer si à la fin la formation est parvenue à améliorer les connaissances et qualifications et si elle a répondu aux besoins des stagiaires.
Pendant la formation, les formateurs devraient recueillir des informations auprès des participants pour vérifier la pertinence du matériel présenté et l'efficacité des techniques de formation utilisées. Il serait utile de former un comité d'évaluation des participants avec lequel le formateur peut se réunir périodiquement.
Enfin, il faudrait évaluer la formation, à la fois, à la fin de la formation et après que les stagiaires aient repris leur travail. A la fin du cours et avant que les participants ne partent, le formateur peut leur faire administrer un post-test, qui devrait être le même que le pré-test. Dans ce cas la différence dans les résultats montrerait les changements en termes de connaissances, d'attitudes et de compétences, ce qui contribuerait à évaluer l'efficacité de la formation. En outre, les participants devraient toujours avoir l'opportunité d'évaluer les compétences du formateur et la pertinence et l'efficacité des méthodologies utilisées.
Pour l'évaluation des compétences des outils spécifiques doivent être conçus et utilisés pendant les séances de pratique (simulation, stage en clinique) pour, à la fois, suivre les progrès du participant pendant la formation et s'assurer qu'il a acquis la maîtrise nécessaire à la fin de celle-ci. Un suivi systématique des stagiaires au site de leur travail permet au manager d'évaluer l'efficacité de la formation, de voir avec quelle adresse les stagiaires se servent de leurs nouvelles aptitudes, de déceler les lacunes qui existent encore en matière de performances, et de prévoir une formation supplémentaire ou un renforcement sur le tas. En plus, si les stagiaires savent qu'un superviseur effectuera une visite de supervision, ils seront plus motivés à appliquer les aptitudes qu'ils viennent d'acquérir.
Ces activités de suivi sont d'une extrême importance et devraient être perçues comme partie intégrante du programme de formation. Les dites activités devraient d'abord, faire l'objet d'une planification minutieuse afin de s'assurer que des ressources budgétaires suffisantes sont allouées à ces fins. Lorsque la situation le permet, on peut les mener à bien lors de la visite de supervision habituelle.
Il serait bon de préparer un rapport à la fin de la dite visite et de le soumettre au personnel ayant fait l'objet de la visite, à vos supérieurs, aux autorités gouvernementales et de la santé à l'échelon régional et aux formateurs.
Outils et techniques - Différentes méthodes d'évaluation des programmes de formation | |
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Evaluation du programme et du formateur |
Un échantillon de formulaire d'évaluation d'un programme de formation est proposé dans les pages suivantes. Pour évaluer les performances des formateurs et les aider à mieux satisfaire les besoins des participants, il vous faudrait élaborer un formulaire d'évaluation du formateur que les participants auront à remplir. Ce formulaire pourrait inclure des facteurs tels que l'enthousiasme du formateur, sa connaissance du sujet, sa capacité à expliquer le sujet, sa capacité à faciliter les discussions, à résumer les idées principales et à manipuler le matériel audio-visuel. Vous pouvez également demander si la méthodologie et les compétences de la formation ont été adéquates, ce que les participants ont aimé le plus ou le moins dans le style du formateur, et quelles sont leurs suggestions pour améliorer la formation. Il est fortement recommandé que ce questionnaire soit anonyme et que les résultats soient partagés avec les participants.
Outils et techniques - Evaluation à la fin du programme de formation |
