Conception et planification d'un programme de formation
Comment analyser les besoins en formation
Préparation d'un programme de formation

Un programme de planification familiale aura différents besoins en matière de personnel, et donc, différents besoins en formation, et ce, aux divers stades de son existence. Un programme ou une organisation de planification familiale à ses débuts, aura un programme de formation qui portera sur les aptitudes cliniques de base, le conseil pour les prestataires de services en matière de planification familiale, les techniques de communication permettant d'informer et d'éduquer les futurs clients et une formation de base, ainsi que dans l'élaboration et la mise en oeuvre de systèmes d'appui à la gestion. Chaque fois que le programme s'élargira et intégrera de nouveaux personnels et services, il faudra entreprendre une formation supplémentaire. La gestion aura besoin d'être de plus en plus efficace, les managers auront besoin d'être formés pour pouvoir concevoir et gérer des programmes plus sophistiqués au fur et à mesure que l'organisation acquerra de l'expérience et se heurtera à des problèmes de plus en plus complexes, tels que l'autosuffisance financière, les difficultés accrues pour attirer de nouveaux clients, et l'amélioration de la qualité des services.

A tout stade de la vie d'un programme, on peut avoir besoin d'une formation formelle approfondie. S'il s'agit d'un petit programme ayant comme directeur un formateur expérimenté, il/elle peut élaborer, voire exécuter, la plus grande partie sinon la totalité du programme de formation. Si le directeur n'a pas beaucoup d'expérience, il vaut mieux avoir un ou plusieurs spécialistes en formation pour la conception, la planification et l'exécution des programmes de formation. Même si vous, manager, n'avez pas été impliqué dans sa préparation, il vous appartiendra probablement de veiller à ce que la formation soit bien menée et fournisse les résultats escomptés. Que vous apparteniez à l'équipe chargée de la formation ou non, en tant que manager, il vous faut avoir une bonne compréhension générale de:

• comment déterminer quand un employé a besoin de formation;
• comment analyser les besoins en formation;
• comment préparer un programme de formation;
• comment rédiger un projet pour obtenir des fonds destinés à la formation du personnel;
• comment gérer la logistique de la formation;
• comment évaluer un programme de formation;
• comment assurer le suivi après qu'un programme de formation ait pris fin.

Le processus de formation consiste en un cycle continu d'activités tel que le montre le diagramme suivant.

Même si vous, en tant que manager, n'exécutez pas personnellement la formation, vous devez comprendre les différentes activités à chaque étape du processus de formation, ainsi que le rôle que vous pouvez jouer pour rendre la formation aussi efficace que possible. Nous allons maintenant expliquer ces étapes de manière plus détaillée.

Outils et techniques - Outils pour l'analyse des besoins en formation

Exemple du Ghana - Résultats d'une analyse des besoins de formation destinés
à la Division de Santé Maternelle et Infantile/Planification Familiale du Ministère de la Santé (1986-1990)

En tant que manager de la planification familiale, vous pouvez être impliqué de façon active dans le programme de formation. Ceci implique des composantes à la fois didactiques et administratives:

• déterminer les objectifs généraux de la formation;
• élaborer un calendrier de formation;
• rédiger les objectifs de chaque session de formation;
• déterminer l'approche, la méthodologie et les techniques du programme de formation;
• élaborer des plans de sessions de formation;
• déterminer les ressources nécessaires;
• élaborer le budget pour les activités de formation;
• préparer le projet du programme de formation.

Si vous supervisez un spécialiste en formation plutôt que d'entreprendre la formation vous-même, alors votre rôle consiste à superviser plutôt qu'à exécuter ces activités.

Maintenant, nous allons décrire toutes ces étapes en détail avant de fournir un exemple détaillé.

Détermination des objectifs globaux de la formation

La première étape consiste à formuler des objectifs globaux de formation, ceux-ci étant déterminés par les besoins identifiés dans l'analyse des besoins. Le manager peut collaborer avec le spécialiste en formation dans la formulation des objectifs qui donnent les grandes lignes des compétences que les stagiaires devront acquérir à la fin du programme. Ces objectifs pourraient également inclure une sensibilisation des participants à l'importance du travail d'équipe et de la prestation de services de haute qualité répondant aux besoins des clientes. Ces objectifs vont guider le formateur au fur et à mesure qu'elle/il détermine:

• le contenu de la formation (les sujets que la formation doit couvrir);
• l'approche de la formation (la manière de livrer le contenu, tels que les cours magistraux ou les exercices participatifs);
• les méthodes d'évaluation à utiliser pendant et à la fin de la formation.

L'élaboration d'un calendrier de formation

Une brève analyse des objectifs globaux de votre programme de formation indiquera les thèmes à inclure. Une formation dans différents domaines de compétences exige des approches différentes. Une formation pour le développement du personnel se fait mieux sous forme de série de sessions chacune traitant d'un thème particulier. Dans le domaine clinique, la formation devrait commencer par les tâches fondamentales pour devenir de plus en plus complexe. Pour la formation en matière clinique et de gestion, les sessions doivent se suivre de manière logique, et la fin d'une session donnée doit mener logiquement au début de la suivante.

L'organisation de la formation sous forme de série de sessions réussit bien également dans le cas d'une formation par étapes où l'on alterne la formation formelle avec l'expérience sur le terrain. La formation par étapes est particulièrement recommandée pour les agents à l'échelon régional ou communautaire chargés d'exécuter une variété de tâches, telles que les prestations de services de planification familiale et l'I.E.C., ainsi que la gestion des programmes et le développement communautaire. Ce type de formation convient également lorsqu'il s'agit de former des agents qui ne peuvent s'absenter, ni de leur travail ni de leur domicile pendant une longue période.

Rédiger les objectifs pour chaque session de formation

En planifiant le programme de formation, le spécialiste en formation doit dresser une liste des objectifs spécifiques d'apprentissage pour chaque session. Ces objectifs doivent émaner des objectifs globaux de formation que le manager a déjà fixés. Un exemple d'objectif général pourrait être: «A la fin du programme de formation, les stagiaires seront en mesure d'élaborer un système de comptabilité destiné au nouveau projet». Chaque objectif global de formation peut être subdivisé en différents objectifs pratiques spécifiques. Ces objectifs spécifiques doivent montrer comment le stagiaire sera capable de prouver qu'il/elle maîtrise les nouvelles connaissances, compétences ou attitudes. Par exemple: «A la fin de la session, les stagiaires seront capables d'expliquer la différence entre la comptabilité des valeurs en espèces et la comptabilité des immobilisations». Chaque session de formation doit comporter, au moins, un de ces objectifs de formation.

Dans une formation basée sur la compétence, où l'on apprend aux stagiaires seulement des aptitudes, des faits et des attitudes qui ont un rapport direct avec leur travail, les stagiaires doivent connaître à l'avance les objectifs de la formation. L'idéal serait que les stagiaires soient associés à la définition des objectifs de leur apprentissage. Cela peut se faire lors du processus d'analyse des besoins ou en groupe pendant le premier jour du programme de formation.

Il est également recommandé de discuter de la manière dont les attitudes et les valeurs des prestataires de service par rapport à la planification familiale, aux clients, et au travail d'équipe peuvent affecter la qualité des services fournis.

Détermination de la méthodologie et des techniques de formation

Les programmes de formation dont l'objectif est d'améliorer les aptitudes liées aux tâches du personnel devraient être basés sur la compétence (enseignement des aptitudes qui sont directement liées à leur travail) et les stagiaires doivent être impliqués de façon active dans le processus de formation. Au cours d'une formation basée sur la compétence, par exemple, les agents de DBC qui distribuent des pilules et des préservatifs doivent apprendre comment sélectionner les femmes qui désirent utiliser la pilule, comment apprendre aux personnes la manière de se servir des pilules et des préservatifs et comment remplir et analyser leurs fiches.

La clé du succès de toute formation basée sur la compétence est la participation active des stagiaires. Pour permettre une telle participation, vous devez choisir des formateurs qui s'appuient sur les démonstrations et la pratique plutôt que sur de simples cours théoriques. Ces formateurs se basent sur l'expérience professionnelle des stagiaires et les font participer activement au processus de formation. Dans ce cas-ci le rôle du formateur consiste à aider les stagiaires à maîtriser les compétences devant leur permettre de faire leur travail de manière plus efficace.

On peut aussi dispenser des connaissances par les moyens traditionnels, tels que les cours magistraux, la lecture de documents, un film à visionner ou l'observation d'un événement réel. Dans les méthodes traditionnelles, la mémorisation des informations est facilitée par des exercices de répétition, des exercices écrits et des discussions. Toutefois, les aptitudes ne peuvent être acquises que par le biais de démonstrations, d'exercices structurés et une pratique effective. L'apprentissage des attitudes (ou la sensibilisation) est plus efficace si elle est basée sur les discussions de groupe, les jeux de rôles, des exercices de rétro-information (feedback) et une pratique effective suivie d'une rétro-information (feedback).

Un bon formateur doit sélectionner et utiliser une variété de techniques selon l'aptitude spécifique qu'il veut faire acquérir par les stagiaires. Ces techniques les aideront à acquérir des connaissances, développer de nouvelles aptitudes et renforcer ces acquis.

L'élaboration de plans de formation

En planifiant une formation basée sur la compétence, il faudra consacrer davantage de temps à l'apprentissage par l'expérience et à la pratique plutôt qu'aux cours magistraux. D'une manière globale, 30 % du temps doit être consacré à la transmission de nouvelles connaissances, et 70 % consacrés à l'utilisation effective de ces informations et à la pratique des nouvelles aptitudes. Dans l'élaboration du plan détaillé de formation, les formateurs doivent définir clairement le nombre de fois que les tâches-clés devront être pratiquées pendant la formation, ceci pour garantir l'acquisition d'aptitudes de base nécessaires pour un travail donné. Ceci est particulièrement important pour ce qui concerne les tâches cliniques telles que la pose de DIU ou l'insertion d'implants contraceptifs, et c'est également important en matière de développement communautaire et de compétences en gestion comme l'organisation et la facilitation de réunions. Vous devez fixer des normes minimales de performances du stagiaire selon les normes fixées par le programme et le gouvernement. Dans la conception de la formation on doit réserver suffisamment de temps à la pratique pour permettre au personnel de s'exercer sur les aptitudes nouvellement acquises.

Pour chaque session, le plan de formation doit comprendre:

• le titre de la session;
• le temps imparti à la session;
• une brève description du contenu de la session;
• les objectifs de la session;
• les grandes lignes du contenu de la formation;
• le matériel nécessaire;
• les méthodes et techniques de formation à utiliser et le temps prévu pour chacune;
• les procédures d'évaluation.

Exemple du Kenya - Les objectifs généraux d'un cours destiné au programme de formation des ADBC de l'Association pour la Planification Familiale du Kenya

Les ressources nécessaires à la formation varient selon le type de formation (clinique, IEC ou gestion) offert. Inventoriez tous les outils de formation dont vous aurez besoin pour conduire votre programme de formation.