Pour déterminer s'il est nécessaire de recourir à une formation et quel type de formation est approprié, le manager ou le spécialiste de formation (ou les deux ensemble) doit revoir les conditions du travail actuelles et préciser le genre de compétences requises absentes chez le personnel. Il y a deux types d'analyse des besoins de formation: l'un relatif à la formation de base du nouveau personnel et l'autre au renforcement des compétences du personnel actuel. Dans le premier cas, utilisez les descriptions de poste ou les analyses de tâches pour déterminer le programme approprié à la formation initiale. Dans le deuxième cas, utilisez les résultats de la supervision ou les enquêtes auprès des clients pour déceler les secteurs à problèmes qui nécessitent une formation. On peut se servir d'une variété de méthodes au cours de cette analyse:
Une analyse des descriptions de poste et des plans de travail. Il faut examiner la description de chaque poste et dresser une liste des compétences-clé dont les personnes ont besoin pour occuper ce poste. Si le titulaire du poste, quel qu'il soit, ne possède pas les compétences nécessaires, celles-ci devraient être incluses dans le programme de formation et la personne en question devrait suivre les modules qui le concernent. Utilisez le plan de travail pour veiller à ce que les objectifs de l'organisation figurent dans la formation.L'analyse des tâches. Pour procéder à une analyse de tâches, commencer par dresser la liste de toutes les tâches, grandes comme petites, que la personne doit exécuter dans le cadre de son travail. Faites une description détaillée des activités qui composent chaque tâche. Déterminez les compétences, les connaissances, les attitudes, l'équipement, le matériel, les conséquences et les risques liés à chaque activité. Regroupez ces données sous forme d'unités de tâches connexes qui requièrent des compétences et une connaissance similaires, et traduisez ces unités en objectifs et méthodes de formation (didactiques et pratiques).
La supervision et les observations sur le lieu de travail. En observant les employés à l'oeuvre, vous devez être en mesure de detecter le moment où quelqu'un fait preuve d'incompréhension partielle de la tâche, quand il exécute une tâche de façon incorrecte et médiocre, ou quand il fournit des informations inexactes.
Les enquêtes auprès des clients.Il y a plusieurs manières de mener une enquête auprès des clients, toutes ayant pour but de déterminer si la manière dont les services de planification familiale sont fournis permet de satisfaire ou non les besoins des clients. Des interviews peuvent être menées auprès des clients à leur sortie pour vérifier comment améliorer les services et déceler les aspects qui leur donnent satisfaction. Ces interviews comprennent aussi les enquêtes sur «les occasions manquées»; qui sont menées pour voir s'il y a eu des opportunités non-exploitées. Par exemple une mère vient pour faire vacciner ses enfants: est-ce que quelqu'un lui a parlé de la planification familiale? Une autre méthode utile pour mener une enquête auprès des clients est l'organisation de discussions de groupes focalisées, réunissant les clients potentiels, actuels et anciens de la planification familiale, dans le cadre d'une discussion focalisée sur un sujet précis.
Les résultats de l'analyse de vos besoins vont servir de base à la conception de vos programmes de formation.