- Choisir les dates de l'atelier de formation.
- Obtenir l'approbation nécessaire.
- Préparer les dossiers pour l'atelier.
- Réserver les locaux pour la formation.
- Choisir les formateurs et les présentateurs.
- Prendre des dispositions préliminaires pour l'hébergement.
- Identifier les personnes ressources et les invités de marque potentiels.
- Identifier les participants potentiels.
- Planifier pour le secrétariat, et l'appui administratif et logistique.
- Envoyer des invitations aux participants (inclure les objectifs du programme).
- Envoyer des invitations aux présentateurs, aux personnes-ressources et aux invités de marque.
- Envoyer une lettre de confirmation aux participants avec un résumé du programme et des informations sur la logistique (inclure des formulaires avec des informations sur les déplacements, si nécessaire).
- Programmer et réserver les salles, les moyens de transport et les repas pour les événements spéciaux.
- Réserver les salles de réunion: une grande salle de conférence avec suffisamment de sièges, des petites salles pour les travaux de groupe, prévoir une bonne aération, le chauffage ou la climatisation selon le cas et un bon éclairage, etc.
- Organiser le nettoyage quotidien des salles.
- Préparer un paquet avec des informations sur la localité et sur le site de la formation.
- Préparer le programme pour la cérémonie d'ouverture, des badges, le calendrier et la liste des participants.
- Veiller à ce que les formulaires d'évaluation soient préparés.
Tâches à entreprendre au cours du programme
- Contrôler les dépenses par rapport au budget établi.
- Maintenir des dossiers de l'atelier.
- S'assurer que la personne responsable de la liaison entre l'administration et la logistique effectue des visites régulières sur le site de la formation.
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- Finaliser les dispositions pour l'hébergement.
- Prendre des dispositions pour assurer les repas et les rafraîchissements.
- Prévoir des certificats de fin de stage.
- Organiser le transport par avion, par train et par bus pour les activités spéciales et les déplacements sur le terrain.
- Commander la documentation de référence, tels que les publications, etc.
- Commander le matériel didactique et les fournitures.
- Prendre les dispositions nécessaires pour l'équipement.
- Préparer les manuels des formateurs et des stagiaires et les notes à distribuer.
- Planifier et organiser la cérémonie d'ouverture.
- Prendre des dispositions pour la couverture par la presse et rédiger les communiqués de presse (si cela est approprié).
- Préparer la liste des participants avec leurs adresses respectives.
- Aider les participants à préparer leur départ.
- Organiser l'appui quotidien de l'administration et le secrétariat pour les formateurs.
- Facultatif: prévoir et organiser une photo de groupe.
Les tâches post-programme
- Se réunir avec les formateurs et l'équipe chargée de l'administration et de la logistique pour discuter des problèmes et des succès pour fournir une rétro-information (feedback) sur la formation en général.
- Envoyer des lettres de remerciements à tous ceux qui ont contribué à la réalisation du programme.
- Finaliser ou mettre à jour les manuels destinés aux formateurs et aux bibliothèques de référence pour la formation.
- Préparer un tableau des résultats de l'évaluation.
- Rédiger, finaliser et reproduire le rapport final et les recommandations.
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