Exemple du Kenya
Fiche d'évaluation des performances d'un employé de l'Association Kenyane de Planification Familiale
Il est important que l'évaluation de chaque agent soit objective, juste et équilibrée, et que la fiche d'évaluation remplie ne laisse pas apparaître des contradictions ou des incohérences. De même, toute note ou commentaire portés sur la fiche doit l'être sur une base raisonnable et justifiable. En outre, l'évaluation doit faire l'objet d'une discussion avec les membres du personnel à évaluer au moment où il est demandé à celui-ci de remplir la partie VI.
Une évaluation s'étend sur une année civile ou les mois de l'année civile durant lesquels un nouvel agent a été à son poste.
L'exercice d'évaluation doit avoir lieu entre le 31 Décembre et le 31 Mars de chaque année. Toutes les fiches remplies doivent parvenir au Directeur Administratif et Financier le premier jour ouvrable après le 31 Mars.
Les membres du personnel doivent remplir les parties I et II. Dans la partie II, dresser la liste des objectifs de performances et soumettre ensuite la fiche au superviseur.
I. Renseignements sur l'employé
Nom ___________________________________ Qualifications ___________________________________ Derniére formation suivie/durée ___________________________________ Désignation/titre ___________________________________ Département/section ___________________________________ Lieu d'exercice du travail ___________________________________ Date de nomination ___________________________________ Nom du superviseur ___________________________________ Titre du superviseur ___________________________________ Les notes données aux parties II et III doivent être interprétées comme suit:
- médiocre
- satisfaisant
- bien
- très bien
- excellent
Le superviseur doit remplir les parties II et V et en discuter avec le personnel concerné avant de leur demander de remplir la partie VI.
Le superviseur doit remplir la fiche jusqu'à la partie VI et la transmettre au responsable du ré-examen, qui remplira la partie VII et la transmettra au Chef de Département qui, à son tour remplit la partie VIII.
II. Tâches et responsabilités
L'évaluation doit se référer aux objectifs de performance élaborés à partir de la description des tâches de l'employé évalué. Si on a confié à l'employé des responsabilités autres que celles mentionnées dans sa description de poste, celles-ci doivent être spécifiées.
Objectifs de performance Note 5 4 3 2 1 a ) ___________________________________ b ) ___________________________________ c ) ___________________________________ d ) ___________________________________ e ) ___________________________________ f ) ___________________________________
III. Autres facteurs
Note 5 4 3 2 1 1. assiduité 2. ponctualité 3. esprit d'initiative 4. créativité 5. capacité de travailler de manière indépendante 6. relations avec les clients/le public/les collègues 7. intégrité
Système de notation pour la partie III
L'assiduité doit être évaluée en fonction de la présence physique, régulière et continue du personnel évalué au lieu de travail habituel.
La ponctualité doit être évaluée en termes de rapidité du personnel évalué à réaliser ses tâches. Les supérieurs hiérarchiques devront dès lors prendre en compte:
la fréquence des retards du personnel évalué à réaliser les tâches; la fréquence des retours tardifs des pauses-repas ou autres; la fréquence des retards accusés dans le compte-rendu des séminaires, ateliers, conférences et rencontres; la fréquence des retards accusés dans le compte-rendu des missions ex-officio. L'esprit d'initiative doit être évalué en termes de capacité et de volonté du personnel évalué à entreprendre les actions nécessaires ou souhaitables sans la demande de ses supérieurs hiérarchiques. L'intérêt et la volonté d'assumer spontanément des responsabilités plus élevées doivent être mentionnés ici.
La créativité doit être évaluée en termes de capacité du personnel évalué à trouver et utiliser d'autres moyens pour atteindre les objectifs souhaités lorsque les approches usuelles n'aboutissent pas à des résultats probants.
La capacité de travailler de manière indépendante doit s'appliquer plus aux cadres et superviseurs, bien que les autres employés ne doivent pas être totalement exclus. Le facteur majeur ici est la fréquence des instructions et le niveau de supervision nécessaires pour rendre l'agent opérationnel et efficace.
Les relations avec les clients/le public/les collègues se rapporte aux compétences du personnel évalué en matière de relations inter-personnelles et de communication, et à sa sociabilité. Avec le personnel infirmier, ce facteur devra être évalué particulièrement à la lumière de la satisfaction du client des services fournis par le personnel chargé de l'IEC. L'accent devra être mis sur les attitudes et connaissances des employés en matière de planification familiale lors des activités d'IEC. Pour l'ensemble du personnel, l'évaluation doit couvrir les relations avec les collègues, aussi bien leurs supérieurs hiérarchiques que leurs subordonnés selon les cas.
L'intégrité se réfère à la loyauté et à l'honnêteté des membres du personnel.
IV. Forces et faiblesses
Commenter les forces et les réalisations de l'agent, ainsi que ses faiblesses et les domaines à améliorer et développer dans l'exercice de ses fonctions.
Forces et réalisations:
Faiblesses et domaines à améliorer:
V. Note d'évaluation générale
Afin d'obtenir une évalution générale à la partie V, procéder de la manière suivante:
- Additionez les notes obtenues pour chaque tâche et responsabilité, et divisez le total par le nombre de tâches et responsabilités.
- De même, additionnez toutes les notes individuelles obtenues aux autres facteurs et divisez le total par sept ( représentant le nombre total des autres facteurs).
- Additionnez les réponses dans les parties 1 et 2 ci-dessus et divisez le total par deux pour obtenir la note d'évaluation générale.
- Moyenne des tâches et responsabilités
- Moyenne des autres facteurs
- Note d'évaluation générale
Signature du superviseur ___________________________________ Date _______________
VI. Commentaires du membre du personnel évalué
Indiquez, selon le cas, votre accord/désaccord avec l'évaluation en cours (ci-dessus).
Signature___________________________________ Date _______________
VII. Commentaires du chargé de la revue de l'évaluation
Signature___________________________________ Date _______________
VIII. Commentaires du chef de département
Signature___________________________________ Date _______________