Exemple du Zimbabwé

Approche sélective à une supervision d'appui

Dans le programme de distribution à base communautaire (DBC) du Conseil National de Planning Familial du Zimbabwe, les informations et les contraceptifs sont fournis par les agents de distribution à base communautaire. Un groupe de huit à dix agents est placé sous la supervision d'un chef d'équipe (basé au niveau du district), et l'ensemble des chefs d'équipe d'une province sont supervisés par l'éducateur principal basé au niveau de la province.

Les chefs d'équipe sont d'anciens agents de distribution promus au sein du système et ils maîtrisent donc la nature, le rythme et les exigences des déplacements. Les responsabilités d'un chef d'équipe sont très spécifiques et consistent à: maintenir un contact personnel étroit avec chaque agent qu'il ou elle supervise; accompagner occasionnellement chaque agent de distribution lors de ses tournées quotidiennes pour observer et aider à résoudre les problèmes et faiblesses rencontrés; promouvoir la planification familiale dans le district en assistant aux réunions et en organisant des causeries sur la planification familiale à l'intention de groupes divers. C'est aussi le chef d'équipe qui informe les agents de DBC des changements techniques et administratifs.

Chaque chef d'équipe se réunit avec son groupe d'agents de DBC tous les mois afin de préparer les rapports, d'examiner les problèmes, de planifier les futures tâches et activités et réapprovisionner les agents en produits. En outre, le chef d'équipe se déplace très souvent pour rencontrer les agents de DBC pendant leur tournée, selon un plan de travail élaboré chaque mois en collaboration avec l'éducateur principal. A l'aide d'une liste de contrôle (checklist), le chef d'équipe assiste ses agents au moyen de trois types de supervision:

• La vérification partielle.Ce type de visite se rapporte à des points spécifiques et dure entre une demi-journée et une journée entière. Le chef d'équipe vérifie si les agents de DBC respectent leur calendrier de travail, s'ils commencent à travailler à l'heure, et s'ils travaillent effectivement huit heures par jour tel que stipulé par le règlement. En outre, il vérifie si leurs fiches sont correctement tenues.
• La vérification complète. Elle est plus approfondie et dure une à deux journées. Lors de cette visite, le chef d'équipe contrôle la validité et la précision des fiches des agents. Certains accepteurs inscrits par l'agent de DBC seront personnellement contactées par le chef d'équipe pour la vérification des fiches de performance des agents.
• La visite d'appui. Cette visite est le plus souvent destinée aux agents nouvellement recrutés ainsi qu'à tout autre agent dont la qualité des performances a accusé une baisse. Ce type de visite peut durer jusqu'à cinq jours. Le chef d'équipe accompagne l'agent de DBC lors de ses visites à domicile, l'observe et l'écoute quand il parle à et s'occupe de ses clients. Ce type de supervision (agent-superviseur) permet au chef d'équipe de détecter les forces et les faiblesses ainsi que des améliorations à apporter aux performances de l'agent de DBC. Il peut être également utile d'effectuer de telles visites auprès d'agents très performants. Ceci permet souvent de découvrir des solutions originales aux problèmes des agents moins performants.