Toute organisation doit élaborer un système d'évaluation des performances qui consiste en des procédures d'évaluation du travail des employés de façon régulière. Un tel système est important car il permet non seulement de s'assurer que l'organisation atteint ses buts et objectifs, mais aussi que les employés ont une claire compréhension des responsabilités qui leur sont confiées et ont les compétences requises pour les assumer.

Le système d'évaluation des performances est partie intégrante d'un processus continu de gestion dont l'objet est de:

• faire une planification systématique en permettant au responsable d'identifier les éléments et les objectifs critiques du travail;
• procéder à une étude systématique de la performance globale du personnel et de fournir une rétro-information (feedback) constructive;
• fournir des informations objectives permettant d'orienter les décisions de promotions, etc.;
• établir une base objective pour identifier ceux qui méritent des distinctions pour leurs performances pendant l'année écoulée (si votre organisation a un tel système de récompense des employés).

Le système d'évaluation des performances permet non seulement de déterminer la qualité du travail accompli par l'employé mais aussi de trouver les voies et moyens d'améliorer ses performances. Lors du processus d'évaluation, les forces et les faiblesses d'un employé peuvent être débattues, et des méthodes définies pour tirer le maximum de profit des forces de l'agent et trouver les moyens de corriger ou réduire ses faiblesses, par exemple grâce à une formation supplémentaire. L'évaluation doit montrer au superviseur et à l'employé ce que sont les possibilités de progrés et de développement de ce dernier.

Le processus d'évaluation de la performance est semblable à celui d'une session de supervision, à la différence qu'il porte sur une durée plus longue, qui est de six mois en général. Parfois, il s'agit d'examiner aussi bien le volume que la qualité des performances de l'agent, les responsabilités qui lui sont assignées, ainsi que d'autres qualités moins objectives mais pouvant aider à l'appréciation, comme par exemple l'intelligence, le potentiel et la personnalité.

Généralement, lors de l'évaluation de performance, le superviseur et l'employé se réunissent pour évaluer le niveau de réalisation des objectifs de performance fixés lors de l'évaluation précédente et pour arrêter de nouveaux objectifs de performance pour l'année à venir. Parce que les observations faites durant le processus de supervision font partie intégrante de la planification et de l'évaluation des performances, il est préférable que cette évaluation soit faite par le superviseur direct de l'employé (la personne qui le voit le plus souvent). Une évaluation faite par quelqu'un qui voit rarement l'employé est injuste vis-à-vis de l'employé et sape l'autorité et le sens de responsabilité du superviseur direct.

En plus de l'évaluation des performances de l'employé pour voir s'il ou elle a atteint ou non les objectifs qui lui étaient assignés, une organisation doit aussi définir les normes de performance qu'elle voudrait que son employé atteigne. Ces normes peuvent inclure par exemple l'intégrité, l'esprit de collaboration, l'anticipation et la prévention des problèmes, une gestion efficace du temps, et la stimulation de la confiance et de la coopération.

Exemples par pays - Kenya: Fiche d'évaluation des performances d'un employé de l'Association Kenyane de Planification Familiale

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