Avant: utiliser la liste des rubriques de la supervision sélective qui vous aidera à identifier et choisir les activités ou les volets du programme que vous voulez examiner. Si vous n'en êtes pas à votre première visite, les formulaires utilisés lors de la visite précédente peuvent vous indiquer les rubriques qu'il vous faudra examiner (par exemple une session d'éducation, une pose de DIU, les relations entre clients et prestataires de services ou un problème particulier).

Pendant: mettre le plan de supervision de côté lorsque vous examinez une performance professionnelle. Sa seule vue rend nerveux les agents que vous observez. Utilisez par contre le plan quand vous contrôlez un équipement et des stocks puisqu'il vous aide à ne pas faire d'omissions.

Après avoir formulé vos observations, asseyez-vous avec les employés que vous supervisez ou le responsable du centre. Relisez la partie du plan qui se rapporte à ce que vous examinez. Discutez aussi bien des aspects positifs que des points qui nécessitent une amélioration, en utilisant le plan pour vous assurer que vous n'avez pas omis de mentionner les choses qui marchent bien. (Sans une liste des activités à superviser, on a tendance à se concentrer sur les choses qui ne marchent pas bien.)

Après: revoyez vos notes pour vous assurez que vous avez exécuté toutes les tâches que vous vous étiez assignées pour la session. Notez les choses à observer lors de votre prochaine session.

Une session de supervision de groupe

Avant: examiner le registre des sessions précédentes pour élaborer le calendrier et identifier les questions qui requièrent une attention spéciale à ce niveau.

Pendant: consulter le plan de supervision pour vous assurer de ne pas oublier des questions importantes.

Après: notez par écrit les décisions prises, et qui va entreprendre quelle action, et à quel moment.

Une visite de supervision d'une journée entière

Avant: utiliser les rubriques de supervision sélective pour examiner de manière approfondie la performance, l'avancement des travaux, et les problèmes rencontrés

sur le site que vous envisagez de superviser; identifier les questions qui requièrent une attention spéciale.

Pendant: utiliser le même plan que pour une visite d'une heure. Remplissez le plan de supervision ou les parties pertinentes en concertation avec le personnel concerné. Notez par écrit les décisions et les actions à entreprendre avant la prochaine visite.

Après: revoyez vos notes pour vous assurer que vous avez executé toutes les tâches que vous vous étiez assignées pour la session. Notez les choses à observer lors de votre prochaine visite.

Outils et techniques - Rubriques d'une supervision sélective

Exemples par pays - Zimbabwé: Approche sélective à une supervision d'appui

• Revoir et noter toutes les actions que superviseur et employés ont convenu ensemble d'entreprendre.
• Eviter de faire des promesses qui ne pourront être tenues.
• Fixer la date de la prochaine visite.
• Envoyer des messages au personnel absent.
• Avoir un mot plaisant à l'égard des clients qui attendent.
• Respecter tout protocole jugé nécessaire, ne pas oublier de rendre visite au Directeur de la clinique.
• Remercier tous les membres du personnel pour leur collaboration et les quitter sur des paroles d'encouragement.

Rappelez-vous que l'objet principal d'une visite de supervision est d'orienter, aider, et appuyer le personnel supervisé. Concentrez toute votre attention sur ces points. Ne reportez pas vos problèmes et angoisses sur les sessions de supervision. Efforcez-vous de n'avoir à l'esprit que la situation dans laquelle vous allez vous engager.

Listes de vérification: pour l'auto-évaluation du superviseur