Superviser et soutenir votre personnel

Comment améliorer la performance du personnel
Comment identifier les problèmes de performance
Comment ...
Superviser efficacement
Définir des objectifs individuels de performance

Superviser et soutenir votre personnel
Comment guider, soutenir et assister votre personnel		Pour faire exécuter des tâches par d'autres personnes il ne suffit pas de donner des instructions ou d'organiser des sessions de formation, d'établir des listes de règles et d'instaurer des procédures écrites. Ces méthodes sont bonnes pour communiquer aux collaborateurs ce qu'il y a à faire et comment ils doivent le faire. Même si ces méthodes sont bien appliquées, vous découvrez qu'il est essentiel d'avoir un contact direct et régulier avec votre personnel. Un tel contact est indispensable d'abord, pour savoir ce qui se passe réellement (au niveau de tous les aspects du travail, en particulier ceux qui ne sont jamais couverts par les statistiques) et ensuite pour relancer l'enthousiasme du personnel au travail. Ce contact direct est important à la fois pour assurer un fonctionnement efficace du programme et pour stimuler le moral et l'engagement du personnel. La supervision a pour but de guider, de soutenir et d'assister le personnel pour lui permettre de bien exécuter les tâches qui lui sont assignées. Si vous envisagez la supervision sous l'angle du contact personnel réalisé à ces fins, il devient évident que le personnel a besoin de supervision à tous les niveaux, de la prestation de services à l'administration. Les méthodes de supervision s'appliquent à une large gamme de niveaux et de fonctions dans l'organisation. En tant que superviseur, votre principale fonction consiste à aider les employés à mieux exécuter leur travail en leur assurant: Orientation et formation Assistance en ressources et logistique Soutien, encouragement et défense de leurs droits Suivi et évaluation En tant que superviseur, votre rôle doit être celui d'une personne-ressource qui apporte son appui à ses employés pour résoudre les problèmes, et non celui d'un censeur toujours en train de les critiquer. Vos employés devraient être contents de vous voir et ne pas trouver des prétextes pour s'esquiver à l'annonce de votre arrivée.
Fonctions d'un superviseur		Quel que soit le niveau ou l'unité de l'organisation où ils se situent, les superviseurs ont plusieurs fonctions fondamentales qui sont notamment: De définir les objectifs de performance (les activités qu'un employé doit avoir accomplies à une date donnée) avec les employés eux-mêmes, pour qu'ils sachent ce qu'on attend d'eux. De gérer tous les problèmes de performance et les conflits qui surgissent; de motiver et d'encourager les employés à faire leur travail le mieux possible. D'avoir des contacts réguliers avec les membres du personnel en organisant des séances de supervision pour susciter et fournir une rétro-information (feed-back), résoudre les problèmes, et leur donner des conseils et leur apporter assistance et appui. De concevoir un système de supervision, avec un plan descriptif des séances de supervision comportant les aspects à superviser au cours de chaque séance. D'élaborer un calendrier de supervision pour les séances de supervision à venir, calendrier indiquant la date et la durée de chaque séance et mentionnant tout point pouvant déjà être prévu. Ce calendrier doit être périodiquement mis à jour. De faire périodiquement des évaluations de performance, afin d'examiner les performances passées d'un employé pour s'assurer que les objectifs de performance sont en train d'être réalisés. Bien que les situations dans lesquelles les superviseurs travaillent peuvent varier, ceux d'entre eux qui font réellement de la supervision doivent exécuter toutes ces fonctions de base.
Le style de supervision doit s'adapter à l'employé		Il existe plusieurs styles de supervision, mais toute supervision comprend fondamentalement deux volets: un volet orientation et un volet appui. L'orientation est essentiellement une communication au cours de laquelle le manager dit à l'employé ce qu'il doit faire et quand il doit le faire, de même qu'il lui indique où et comment ces tâches doivent être exécutées. Mais il va de soi qu'il doit aussi écouter l'employé et rèpondre à ses questions. Les superviseurs fournissent leur appui aux employés à travers les relations qu'ils entretiennent avec eux. Cela implique davantage une communication dans les deux sens, où les superviseurs encouragent et guident les employés, discutent avec eux de tous leurs problèmes ou difficultés, et leur permettent de faire efficacement leur travail. Un superviseur peut instinctivement pencher vers une supervision axée sur les tâches ou une supervision axée sur les relations. Toutefois, chaque superviseur doit également penser au type de supervision approprié à chaque employé. Certains employés donnent le meilleur d'eux-mêmes lorsqu'ils sont indépendants; ils ont besoin d'orientation mais de peu d'appui. D'autres travaillent mieux avec une bonne dose d'appui de la part de leur superviseur. Dans tous les cas, un superviseur doit toujours consulter les employés avant de formuler des jugements ou de prendre des décisions qui influent sur leur travail. Il doit aussi discuter des décisions avant de les mettre en oeuvre. Superviser efficacement Informez autant que possible les employés des buts et objectifs globaux du programme, de sorte qu'ils puissent participer intelligemment à la prise de décisions. Respectez vos employés et leurs contributions. Ils peuvent avoir des vues susceptibles de conduire à de meilleures décisions. Qu'ils sachent que vous comptez sur leur autodiscipline et leur engagement. Parlez avec eux de manière informelle. Ainsi vous pourrez connaître leurs vues et leurs opinions sans avoir à les leur demander directement. Ecoutez-les. Même si vous ne partagez pas leurs opinions, vous gagnerez toujours en efficacité en tant que superviseur, à mieux les connaître. Identifiez les types de décisions ou de questions que les employés trouvent importantes et dans lesquelles ils souhaiteraient être impliqués. Chaque fois que c'est possible, prenez en compte leurs idées, suggestions et souhaits. Les employés sont plus motivés à travailler dur lorsqu'il s'agit de tâches qu'ils ont aidé à décider ou à planifier. Faites de votre mieux pour donner aux employés concernés par une décision l'occasion de vous faire part de leurs opinions sur cette décision. Encouragez le personnel à faire des suggestions pour le calendrier des réunions formelles et régulières du personnel. Placer une feuille de papier sur le tableau d'affichage plusieurs jours avant la réunion afin que n'importe quelle personne (y compris vous-même) puisse y porter les sujets qu'elle ou il voudrait voir évoquer. Quand vous animez une réunion, essayez de ne pas la dominer; encouragez la participation des membres du personnel.
Les éléments de la supervision		La séance de supervision est l'élément de base de la supervision; c'est une réunion que le manager tient avec un ou plusieurs employés pour examiner le travail déjà fait et planifier celui à faire au cours des mois suivants. Il existe différentes sortes de séances de supervision, dont chacune couvre une période de temps différente et envisage différemment le travail à accomplir. La supervision sur place, au jour le jour suit les progrès du travail en cours et résout tous les problèmes constatés au fur et à mesure qu'ils apparaissent. Les superviseurs tiennent également des séances de supervision avec un personnel travaillant sur un même site. Ces séances impliquent un examen du travail sur une plus longue période et peuvent être l'occasion d'envisager la nécessité d'une formation supplémentaire ou des possibilités d'activités de développement du personnel. Les visites de supervision du personnel travaillant dans des endroits différents s'intéressent au travail accompli sur une longue période. En plus de la recherche de solutions pour les problèmes qui apparaissent au cours du travail de tous les jours, le superviseur en visite a une liste pré-établie d'activités à mener. L'évaluation de performance est une autre fonction de la supervision qui, effectuée à des périodes régulières, cherche à vérifier si l'employé(e) réalise ses objectifs de performance, dans quelle mesure il ou elle exécute correctement les tâches qui lui sont confiées; et à déterminer l'appui que doit fournir le superviseur. Ce processus est une version plus formelle de l'examen auquel on procède au cours de séances régulières de supervision et peut servir de base pour décider s'il faut accorder une augmentation ou une promotion à un employé. Quelles que soient les circonstances, toutes les séances de supervision doivent: réaffirmer la mission de l'organisation rappeler au personnel les valeurs, principes et buts de l'organisation et renforcer son engagement à les faire triompher; s'assurer que les membres du personnel possèdent les qualités inter-personnelles requises pour offrir des services de planification familiale de haute qualité; vérifier si les membres du personnel ont effectivement les compétences techniques et intellectuelles nécessaires pour le travail qu'ils font et ont la formation requise; traiter les problèmes individuels des membres du personnel liés au travail. Une visite de supervision à un personnel travaillant dans un endroit quelque peu éloigné devrait également couvrir les rubriques suivantes: vérification des stocks et réapprovisionnement; acheminement de messages et de colis en provenance du siège et, inversement, vers le siège; collecte des formulaires d'enregistrement devant être envoyés à la direction. Comment améliorer la performance du personnel
Définir les objectifs de performance		En tant que superviseur, votre préoccupation doit être de faire travailler votre personnel en direction d'un ensemble d'objectifs de performance à la détermination desquels il a contribué. Les objectifs de performance, qui sont des cibles individualisées écrites pour chaque membre du personnel, délimitent les tâches dont il est responsable de même qu'ils fixent les délais d'exécution de ces tâches lorsque cela est approprié. Si chaque individu travaille pour atteindre ses objectifs de performance, le programme lui-même a plus de chances d'atteindre ses cibles et objectifs au moment prévu. Les objectifs de performance doivent être élaborés en concertation avec le membre du personnel concerné. Les membres du personnel doivent être en mesure de réaliser leurs objectifs de performance par leurs propres efforts. Ne définissez pas des objectifs qu'échappent à leur contrôle. (Par exemple, un(e) infirmier(e), au niveau d'une clinique, a peu de contrôle sur le nombre de personnes qu'il (elle) voit. Les objectifs de performance doivent être: précis, quantitatifs si possible, qualitatifs lorsque cela est approprié; limités dans le temps, précisant la date à laquelle l'activité doit avoir lieu ou celle à laquelle elle doit être achevée; clairement formulés, de sorte qu'une fois atteints ils puissent être reconnus sans aucun doute. Définir des objectifs individuels de performance Tenez une réunion avec chaque membre du personnel. S'il a une description de poste, examinez le paragraphe «Tâches et responsabilités» (voir par exemple, «Sélectionner et affecter le personnel d'un programme - Exemple de Côte d'Ivoire»). Dressez la liste des tâches que le membre du personnel doit éxecuter au cours de la période couverte par ces objectifs de performance. Elaborez des objectifs de performance qui couvrent de manière adéquate les principales activités, fonctions et responsabilités du membre du personnel Dans la mesure du possible, basez les objectifs de performance sur les informations collectées de manière systématique à des fins de gestion, telles que les cycles de pilules distribués ou le nombre d'employés ayant reçu une formation supplémentaire. Souvent ces objectifs auront été déterminés au cours du processus de planification (voir «Planifier pour l'avenir - Détermination des objectifs»). Exemple par pays - Bangladesh: Objectifs de performance du projet de services de planification familiale à base communautaire Comment identifier les problèmes de performance
Comment découvrir la cause des problèmes de performance		Les problèmes et les conflits sont inévitables; aucun programme ne peut être totalement exempt de conflits. L'une des responsabilités du superviseur consiste à aider à résoudre les difficultés que rencontrent les employés. Cependant, l'existence de problèmes n'est pas toujours évidente, puisque les employés peuvent ne pas vouloir en parler à un superviseur. En tant que superviseur, vous devez déployer un effort particulier pour voir s'il en existe. Dès lors qu'il apparaît clairement qu'un programme ne marche pas aussi bien que prévu (par exemple, lorsqu'il n'atteint pas ses objectifs, ou s'il y a une tension entre les membres du personnel) le superviseur doit déterminer la nature du problème avant toute mesure corrective. En tant que superviseur, vous devez en premier lieu poser les questions suivantes: Qui est impliqué dans le problème? Qu'est-ce qui ne va pas au juste? Quand le problème a-t-il commencé? Où le problème se situe-t-il exactement? Quelle est la cause du problème? Quelles ressources seront nécessaires pour le résoudre?