Les managers doivent considérer leur personnel comme la ressource la plus précieuse de leur programme et y investir en leur offrant continuellement des possibilités d'améliorer leurs aptitudes. Dans ce processus connu sous le nom de développement du personnel, on retrouve des activités qui sont conçues tant pour former et motiver les employés que pour élargir leurs responsabilités au sein de l'organisation. Le développement des capacités du personnel présente des avantages tant pour les employés que pour l'organisation; pour les employés en augmentant leurs aptitudes et qualifications, et pour l'organisation en améliorant les capacités du personnel en termes de coût/efficacité et en maintenant le personnel qui devient de plus en plus compétent et qualifié. Il est souvent plus coûteux de recruter et former du personnel nouveau, même s'il remplit les conditions requises pour un nouveau poste, que de développer les compétences des membres du personnel déjà en service. Par ailleurs, en utilisant et en développant les compétences du personnel au plan interne, l'organisation en tant qu'entité devient plus forte, plus productive et, en fin de compte, plus viable.

Les managers doivent avoir présent à l'esprit que les employés doués peuvent quitter l'organisation même s'ils ont un bon salaire. Les employés ont souvent besoin de défis qui les motivent en permanence et leur donne une certaine satisfaction professionnelle. C'est au manager qu'il appartient de reconnaître leur potentiel et de leur offrir de nouvelles possibilités.

Les managers ont de nombreuses occasions d'améliorer la performance, la motivation et la capacité du personnel par le biais de techniques de développement du personnel au niveau du service et ailleurs. Parmi ces techniques:

• Elargir les responsabilités des membres du personnel par le biais d'une délégation et d'une supervision efficaces.
• Augmenter la participation des employés à la prise de décisions dans des domaines touchant à leur travail, et reconnaître formellement la valeur et l'utilité de leur contribution.
• Permettre aux employés de bénéficier de congés payés pour participer à des séminaires professionnels, des conférences ou des cours.
• Assurer régulièrement une formation de base ou un recyclage, tout comme une formation spécialisée en réponse aux besoins formulés par un membre du personnel. (Cet aspect sera discuté plus en détail au Chapitre six, «Former pour de bonnes performances»).
• Offrir l'opportunité de voyages d'étude auprès d'autres programmes de planification familiale, à l'intérieur ou à l'extérieur du pays (ce qui peut nécessiter la rédaction d'une proposition pour l'obtention d'un financement).
• Organiser des échanges de stagiaires avec un organisme avec lequel vous collaborez (entre organisation gouvernementale et non-gouvernementale), ce qui en outre contribue à promouvoir la coordination.
• Encourager les visites d'échange entre les différents départements de l'organisation, comme par exemple la visite d'un assistant de programme auprès d'un assistant financier pour mieux comprendre le fonctionnement du département des finances.
• Elaborer un programme de rotation de postes pour permettre au personnel de se familiariser avec le travail de leurs collègues.
• Fournir des livres et autres documents pour la formation continue personnelle des employés.
• Encourager les initiatives et suggestions personnelles allant dans le sens de l'amélioration de la performance du programme.
• Fournir fréquemment une rétro-information (feedback) et un renforcement positif à ceux chargés d'assumer de nouvelles responsabilités.
• Créer un programme de plans de carrière pour les employés comme partie intégrante du lot d'avantages offerts par l'organisation (ceci pour maintenir le personnel de valeur qui autrement aurait rejoint d'autres organisations).
• Avoir des interactions quotidiennes avec votre personnel et organiser régulièrement des réunions du personnel pour communiquer et partager les connaissances et expériences nouvellement acquises.

Ces activités peuvent considérablement améliorer les compétences et les connaissances du personnel, et lui fournir une rétro-information (feedback) et un encouragement réguliers.

Le développement du personnel est le résultat cumulé des interactions qui ont lieu au jour le jour entre le manager et le personnel. C'est un processus continu qui se déroule sur une longue période. Il requiert la patience et une vision à long terme de la part du manager. Le facteur le plus critique dans le développement de la capacité du personnel, c'est la création d'un environnement favorable à la coopération, à la communication et à un échange ouvert d'idées.

La capacité d'une organisation à appliquer différentes techniques de développement du personnel dépendra en partie de sa structure administrative. Les organisations structurées de manière rigide auront plus de difficulté à intégrer des programmes créatifs de développement du personnel; par contre celles dont la structure est trop lâche peuvent ne pas avoir le sens des objectifs et des priorités nécessaires à une bonne coordination interne et à l'engagement du personnel. Les techniques ci-dessus donnent une certaine idée de ce que peut être une stragégie efficace de développement du personnel; à partir de ce répertoire vous pouvez choisir des activités adaptées à votre programme particulier.

Cependant le seul fait d'utiliser ces techniques ne garantit pas nécessairement que le personnel sera motivé pour participer aux activités d'auto-développement. Une organisation doit donc motiver ses employés en leur offrant des opportunités de promotion et d'affectation, aux fins d'assurer une bonne adéquation entre les compétences et les postes et d'utiliser pleinement les capacités de chaque employé.

Listes de vérification - Comment sélectionner et affecter le personnel de votre programme