Comment orienter le personnel

L'orientation est nécessaire chaque fois que l'on démarre une nouvelle activité ou que l'on recrute un nouveau membre du personnel. Par exemple, dès qu'on a recruté un nouveau personnel ou qu'un changement est intervenu dans les activités ou les procédures, il est nécessaire de faire une orientation.

L'orientation consiste à:

• Informer le personnel de façon detaillée de ses nouveaux rôles et responsabilités ou des changements qui y ont été apportés.
• Informer le personnel des nouveaux règlements, des nouvelles directives et procédures ou des changements qui y ont été apportés; cette information doit être faite par écrit si possible.
• Former le personnel pour lui faire acquérir les aptitudes nécessaires à l'exercice de ses nouvelles responsabilités.
• Rendre le personnel sensible au point de vue et aux besoins des clients.

Il est essentiel de faire l'orientation de votre personnel chaque fois que vous:

• recrutez de nouveaux agents, pour les familiariser avec leurs responsabilités;
• créez de nouveaux services, pour aider les agents déjà sur place à fournir ces services de manière adéquate;
• réorganisez votre travail pour familiariser l'ensemble du personnel avec les nouvelles règles et procédures et/ou la nouvelle répartition des tâches.

Les activités d'orientation peuvent revêtir différentes formes:

• exposé formel
• atelier
• réunion du personnel
• discussion en tête à tête
• exercice de jeu de rôles
• documents écrits
• visite sur le terrain

Listes de vérification - Liste de contrôle d'orientation

Le manuel du personnel doit contenir:

une vue d'ensemble du but et de l'organigramme de l'organisation, y compris une description des responsabilités du personnel-clé, les relations hiérarchiques ainsi que les relations fonctionnelles;

les politiques de personnel, accompagnées d'explications concernant les avantages, les règlements, les procédures de soumission de doléances et de rupture de contrat, ainsi que les congés;

les procédures administratives, chacune d'elles étant expliquée et la manière dont elle s'intègre à la trame du travail de l'organisation explicitée. Dans un programme de planification familiale, ces procédures peuvent comprendre l'enregistrement des clients, l'élaboration des rapports, la tenue des livres et les procédures comptables, l'inventaire, le stockage, l'utilisation des médicaments et contraceptifs et les approvisionnements. Chaque partie doit fournir une explication de la procédure en question, tout comme elle doit expliciter la manière dont cette procédure s'intègre à la trame du travail de l'organisation dans l'ensemble. Chaque chapitre doit également présenter des exemples de formulaires à remplir pour chaque procédure, expliquer comment les remplir, avec, à titre d'échantillon, un formulaire correctement rempli.

Outils et techniques - Echantillon de table des matières d'un manuel du personnel

Exemple du Libéria - Manuel de procédures d'un programme de distribution à base communautaire de l'Association Libérienne de Planification Familiale

Les protocoles cliniques sont des listes types définissant ce que le personnel doit faire dans le cadre de chaque procédure. Ce sont des outils de gestion essentiels pour assurer la sécurité et la santé des clients de planification familiale. Les protocoles permettent de faire observer des normes médicales uniformes dans l'ensemble d'un système de services.

Tout le personnel technique doit être doté d'un manuel contenant les protocoles médicaux et cliniques nécessaires lui permettant de fournir des méthodes contraceptives et autres services de santé. Ce manuel peut être utilisé:

• pendant l'orientation du nouveau personnel pour le familiariser avec les normes médicales;
• dans la planification de la formation, pour déterminer le niveau minimal d'information et d'aptitude que chaque stagiaire doit posséder;
• dans la supervision, comme base d'une liste de contrôle servant à évaluer la performance de chaque prestataire, à déterminer les domaines où il y a des problèmes ou à identifier les faiblesses que présentent les prestataires au niveau des connaissances, du comportement et des aptitudes;
• comme référence de pratique clinique.

Voici un échantillon de table de matières d'un document sur les procédures cliniques d'un service de planification familiale offrant toutes les méthodes modernes d'espacement des naissances:

Outils et techniques - Echantillon de table des matières d'un protocole clinique

Outils et techniques - Eléments de base d'un protocole clinique