3. Déterminez les normes de qualité des services

Faites une description détaillée du type de service de chaque méthode de planification familiale que votre programme offrira.

Quel type de personnel au niveau des cliniques (médical et non-médical) sera requis pour chaque méthode et service de votre programme? Pour chaque méthode ou service de votre programme, les normes doivent déterminer le type de personnel à utiliser pour chaque type de visite (première consultation, contrôle, réapprovisionnement, bilan annuel, visite due à un problème, etc.). Par exemple, si vous projetez de mener des activités de terrain pour informer les populations sur les services, vous aurez à vous demander:

Quelles activités seront menées?

Qui va les réaliser?

Où fournira-t-on les services?

Pendant combien d'heures par jour les services seront-ils offerts?

Quels jours de la semaine les services seront-ils offerts?

Pour chaque méthode ou service, combien de temps faudra-t-il à chaque type de personnel concerné pour fournir le service?

4. Prévisions des besoins en personnel

Examinez le volume du travail prévu et les normes que vous avez élaborées. Pour chaque méthode ou service, comparez vos normes à la pratique existante. Y a-t-il des changements qui s'imposent dans les pratiques existantes afin de fournir des méthodes et des services de haute qualité aux clients? Utilisez ces données et le nombre de clients prévu pour chaque méthode afin de calculer le nombre approximatif nécessaire d'heures de travail du personnel. Comparez cela à l'affectation actuelle de votre personnel. Devez-vous recourir à des ajustements? Si vous lancez un nouveau programme, combien d'employés et de quel type en avez-vous besoin pour fournir ce type et cette qualité de service?

Une description de poste indique les tâches et responsabilités de l'employé, précise son domaine de compétence, et les aptitudes et qualifications nécessaires à l'exécution du travail. Sans ces éléments, il n'est pas toujours possible au superviseur ou à l'agent d'avoir une idée précise de ce qu'on attend de l'employé.

Etude de cas - La nécessité d'une description de poste: première partie

Il faut rédiger les descriptions de poste avant l'affectation d'un nouveau membre du personnel. Ces documents de planification doivent être rédigés pour chaque poste et doivent décrire de façon complète les devoirs et responsabilités de chaque poste. Par exemple, les devoirs et responsabilités d'un agent de distribution à base communautaire pourraient comprendre:

• des visites à domicile auprès des membres de la communauté pour les informer sur la planification familiale, les motiver à devenir des accepteurs et leur vendre des contraceptifs;
• enregistrer les dates auxquelles les clients devront être re-visités pour le réapprovisionnement ou le rappel des visites médicales de contrôle.

La description de poste peut servir de guide à la personne chargée de recruter de nouveaux employés. Du fait qu'elle dresse une liste des qualifications requises par le poste, elle garantit le choix d'une personne qualifiée.

Par exemple, si vous voulez recruter un promoteur de planification familiale pour faire des visites à domicile et être en grande partie responsable du recrutement de nouveaux clients, la description de poste vous indiquera les capacités et les qualifications que la personne doit posséder, telles que:

• un niveau minimum d'alphabétisation lui permettant de faire un travail élémentaire d'enregistrement et comprendre les sessions de formation et le matériel didactique utilisé pour l'information des clients;
• la disponibilité pour voyager pendant la journée.

Les descriptions de poste devraient vous indiquer les attitudes et les qualités à rechercher. Il vous faudra probablement réfléchir aux tâches et dresser votre propre liste. La liste destinée au travail de l'agent de DBC pourrait être comme suit:

• jouit d'un respect dans sa communauté, une personne mûre (et dans certains milieux, ajouter «mariée»);
• doit pouvoir collaborer avec ses collègues, être aimable, avoir une personnalité ouverte aux autres;
• dévoué et enthousiaste au travail;
• a des attitudes favorables à toutes les méthodes contraceptives qu'il ou elle aura à promouvoir;
• satisfait(e) de sa propre expérience en matière de planification familiale.

Tout employé doit disposer d'exemplaires de sa description de poste ainsi que de ceux des personnes qu'il supervise. Il peut s'avérer utile pour les employés de disposer d'exemplaires des descriptions de poste de leurs superviseurs pour que la division du travail entre eux et leurs superviseurs soit nette.

Une description de poste est importante car elle est utile à plusieurs tâches de gestion:

• le recrutement: s'assurer que la personne recrutée a les qualifications nécessaires;
• la formation: identifier les besoins de formation des employés en notant les disparités entre les qualifications requises pour un poste donné et les capacités réelles de l'employé;
• l'orientation: aider le nouvel employé à comprendre ce qu'on attend de lui ou d'elle;
• la supervision: aider le superviseur à contrôler régulièrement les performances de son personnel;
• l'évaluation des performances: aider le superviseur à déterminer les tâches pour lesquelles la performance de l'employé doit être évaluée;
• la coordination au niveau du service: aider le manager à s'assurer que toute tâche nécessaire est affectée à l'agent le mieux habilité à l'exécuter, et qu'aucune tâche n'a été affectée par inadvertance à deux employés différents en même temps;
• les exigences de contrat: répondre aux exigences légales de nombreux pays selon lesquelles il faut joindre la description de poste au contrat de travail.

Outils et techniques - Les éléments essentiels d'une description de poste

Etude de cas - La nécessité d'une description de poste: deuxième partie

Exemple de Côte d'Ivoire - Description du poste de superviseur de distribution à base communautaire

Exemple de Côte d'Ivoire - Description du poste d'un agent de distribution à base communautaire

• observer et interviewer des représentants de diverses catégories de personnel de planification familiale (par exemple les infirmières sages-femmes, les infirmières éducatrices, les médecins, etc.) pour élaborer une liste exhaustive des tâches quotidiennes de planification familiale exécutées par le programme;
• demander aux superviseurs et aux membres subalternes du programme d'examiner la liste et d'y ajouter ou d'en rayer des tâches selon le cas, y compris celles qui ne sont pas exécutées quotidiennement, mais périodiquement au cours de l'année. Noter la répartition des tâches entre les membres du personnel et essayer de savoir si cette division du travail fonctionne bien;
• interviewer des clients de planification familiale sur la façon dont ils veulent être servis (par exemple seulement par des femmes; à domicile; conjointement avec des services de pédiatrie, etc.);
• finaliser la liste et assigner les tâches à la lumière des buts et objectifs de votre programme.

S'il n'existe nulle part dans votre voisinage des services de planification familiale, utilisez les exemples de descriptions de poste proposées dans le présent chapitre et révisez-les en fonction des discussions que vous aurez avec votre personnel et vos clients.

Les descriptions de poste peuvent servir à définir les relations internes à l'organisation et à élaborer une grille de salaires. Un bon système de promotion et de rémunération dotera les organisations d'une grille de salaires cohérente sur le plan interne et compétitive par rapport aux autres organisations similaires. Cependant, dans les organisations dirigées par un conseil composé de bénévoles, il peut y avoir une réticence à accepter des salaires dont le niveau dépasserait celui des salaires perçus par les membres du conseil eux-mêmes. Des études du genre de celle figurant ci-dessous sont essentielles pour démontrer la nécessité d'une rémunération cohérente et adéquate du personnel.

Exemple du Kenya - Comment améliorer le recrutement du personnel par la révision des descriptions de poste et des grilles de salaires

Chaque organisation aura à déterminer ses propres modalités d'interview pour le recrutement de personnel. Certaines organisations peuvent décider de laisser à un seul individu le soin de procéder aux interviews, ou impliquer plusieurs interviewers, y compris des individus appartenant au département dans lequel la personne est appelée à travailler. On doit également décider à l'avance à qui revient la décision finale concernant le choix du postulant à retenir.

La description de poste peut aider à mettre au point un instrument d'évaluation des postulants afin de faciliter le recrutement et la sélection des meilleurs postulants à un poste. Cet outil aidera à classer chaque postulant en fonction de ses qualifications et compétences, et aussi de ses attitudes et qualités personnelles. Par exemple, vous pouvez utiliser la description de poste du Coordonnateur des Infirmiers comme exemple pour développer un outil devant servir à la sélection des postulants à interviewer pour le poste de Coordonnateur d'Infirmiers.

Il est essentiel de vérifier les références des candidats pour avoir des renseignements sur leurs anciens postes. Pourquoi ont-ils quitté leurs postes précédents? quelles étaient leur performances professionnelles? quels problèmes ont-ils rencontrés, le cas échéant? quelles étaient leurs plus grandes forces et faiblesses?

Le choix final d'un postulant doit tenir compte des points obtenus dans ces classements, ce qui ne doit pas vous empêcher de faire également appel à votre propre jugement. La personne la mieux classée en termes de points obtenus peut ne pas être la mieux indiquée pour l'emploi en question. Quelqu'un peut être moins bien classé sur la liste et posséder une qualité plus impalpable telle que la personnalité, l'enthousiasme, ou la sympathie, qui font de lui ou elle le postulant le mieux indiqué pour le travail.

Outils et techniques - Formulaire d'évaluation des postulants: exemple du superviseur de terrain