Sélectionner et affecter le personnel d'un programme (Staffing)

Les activités de la planification familiale se répartissent en trois catégories: les activités cliniques, administratives et éducatives. Ces différentes tâches peuvent être menées à bien par un personnel médical, paramédical et non-médical. Le personnel peut être spécialisé de sorte que chaque personne ne travaille que dans une seule de ces catégories, ou alors certaines personnes peuvent accomplir des tâches dans les deux voire les trois catégories. Certains types de personnel peuvent ne s'occuper que de planification familiale. Pour d'autres, la planification familiale ne constitue qu'une partie de leur travail.

Sans la coordination des efforts de l'ensemble du personnel, vous ne pouvez pas gérer votre programme de manière efficace et atteindre vos buts. Si votre programme comporte des faiblesses, même dans une seule des trois fonctions du personnel, cela peut le rendre inefficace.

• La sélection de personnes ayant les qualifications, les attitudes et le potentiel appropriés pour améliorer les performances de l'organisation.
• L'orientation du personnel pour s'assurer que chacun comprend quels sont ses rôles et ses devoirs, et comment les remplir. Cela évite de perdre du temps et de commettre des erreurs lourdes de conséquences.
• Le développement du personnel par la formation et les interactions quotidiennes pour s'assurer que le personnel acquiert les connaissances, attitudes et aptitudes nécessaires pour faire leur travail comme il faut. Cela complète et renforce l'orientation, soutient le moral, réduit les changements de personnel et crée un environnement de travail au sein duquel tous les employés peuvent travailler de façon productive et oeuvrer à l'amélioration des services.

Les managers peuvent avoir des difficultés à sélectionner et à affecter le personnel parce qu'ils doivent fournir des services de planification familiale dans un environnement complexe et souvent constitué d'éléments interdépendants. Les responsables de planification familiale se retrouvent très souvent dans les situations suivantes:

• La planification familiale vient peut-être d'être ajouté aux autres services de santé déjà existants. Peut-être que le manager du programme a peu ou pas d'expérience dans le choix de la meilleure méthode d'affectation du personnel (par exemple, pour déterminer le nombre d'infirmières, d'aides médicaux ou de techniciens dont on a besoin pour fournir des services de planification familiale).
• Peut-être que les prestations de services de planification familiale n'étaient pas comprises dans la formation professionnelle de base du personnel de santé existant, et que, par conséquent, il n'a pas été correctement formé pour la prestation de tels services.
• Peut-être qu'on a utilisé les services du personnel d'une autre organisation, ce qui peut engendrer une confusion quant aux rôles, responsabilités et relations hiérarchiques.
• Les programmes de planification familiale peuvent faire l'objet de controverses. Le personnel peut avoir des attitudes défavorables à la planification familiale, ou bien les activités du programme peuvent faire l'objet de mesures restrictives.
• Les ressources limitées du programme peuvent obliger à recourir à des bénévoles et à du personnel d'autres départements ou organisations. Les managers de planification familiale ont besoin de savoir comment recruter, former, motiver et superviser ces types de personnel de planification familiale.

C'est la responsabilité du manager d'un programme de planification familiale de veiller à ce que les tâches soient convenablement assignées au personnel compétent. En tant que manager, vous devez savoir comment:

• décrire de façon claire et précise le travail qu'il faut faire de sorte que ceux qui recrutent le personnel puissent connaître les qualifications requises;
• orienter votre personnel sur les devoirs et responsabilités qui relèvent du travail de chacun;
• former votre personnel à travailler de façon efficace;
• maintenir le niveau de compétence requis de votre personnel pour lui permettre d'atteindre les objectifs, à court et à long termes, du programme de planification familiale.

Pour aider à la sélection des personnes les plus aptes à travailler pour le programme, le manager d'un programme de planification familiale prépare des descriptions de postes qui résument le travail que chaque membre du personnel doit exécuter. La description de poste indique à la personne chargée du recrutement les qualifications et aptitudes que l'employé doit avoir. En déterminant des normes objectives régissant ledit travail, une bonne description de poste peut réduire les pressions politiques visant à faire recruter des personnes non-qualifiées.

Pour l'orientation, le manager peut préparer un manuel du personnel, un manuel de protocoles et de procédures cliniques et techniques ainsi qu'une liste de contrôle de l'orientation. Ces outils peuvent aider à introduire le nouveau personnel à son travail et familiariser le personnel existant avec les nouveaux buts et objectifs du programme de planification familiale. De surcroît, les managers peuvent présenter à l'ensemble du personnel (nouveau comme ancien) les procédures, les règles et les réglementations, qu'elles soient nouvelles ou anciennes.

Pour former une équipe efficace, le manager d'un programme de planification familiale peut recourir aux techniques de supervision qui favorisent la coopération, la communication et un échange d'idées franc. Il faudrait encourager le personnel qualifié à améliorer davantage ses capacités en utilisant des techniques de développement du personnel variées.

La sélection du personnel

Le choix du personnel peut être rendu compliqué par le fait que les managers n'ont pas un contrôle suffisant sur la selection du personnel. Il se peut qu':

• ils soient obligés de recruter du personnel travaillant déjà dans un centre de santé ou clinique;
• ils soient limités par la réglementation régissant la fonction publique et les autres services gouvernementaux;
• ils soient empêchés de sélectionner le meilleur postulant pour un emploi à cause des pressions sociales, économiques ou politiques;
• ils ne puissent pas s'offrir les services des meilleurs postulants car ils ne sont pas en mesure d'offrir des salaires compétitifs.

Même si un programme de planification familiale est bien conçu et doté d'un financement important, les services ne seront dispensés de manière efficace que si les tâches sont correctement assignées au personnel adéquat, et que celui-ci est sensible aux besoins des clients et respectueux de ses convictions.

La plupart du temps, le choix et l'affectation de votre personnel sont faits par d'autres. Cependant, lorsqu'un programme est à ses débuts, ou lorsque vous avez l'impression qu'une modification de votre personnel pourrait améliorer les performances du programme ou la qualité des soins, il vous faut faire une estimation des besoins en personnel afin de savoir combien d'employés il vous faut et à quels postes. Egalement, si vous ajoutez les services de planification familiale aux services de santé existants, vous aurez besoin d'informations sur les tâches à accomplir et leurs durées.

La prévision ou la révision des besoins en personnel comprennent quatre étapes:

1. L'estimation de la demande de services

Cette étape comprend deux parties: une estimation du nombre potentiel de clients dans la communauté et des taux d'utilisation de contraceptifs escomptés. Ces éléments pris ensemble peuvent vous donner une idée du nombre de personnes qui demanderont des services de planification familiale. Des informations portant sur les clients potentiels et les taux d'utilisation de la planification familiale sont à rechercher dans les données des recensements nationaux, les enquêtes démographiques locales, et les statistiques des services de planification familiale et de santé existants.

2. L'analyse des choix relatifs aux contraceptifs

L'analyse des choix relatifs aux contraceptifs (quelle méthode de contraception intéresse ou intéresserait un accepteur de la planification familiale) vous indiquera les types de services que votre programme devrait fournir. Ces données sont d'habitude issues des enquêtes, des programmes existants, des statistiques des services de santé et des données des pays voisins.

3. La définition des normes de qualité des soins

Dans cette étape, vous devez faire un examen attentif du genre de services que votre programme va fournir. Vous devez fixer des normes pour chaque méthode et service. Vous pouvez utiliser ces normes pour déterminer le nombre d'employés dont votre programme a besoin, et les types de services que chacun d'eux fournira.

4. Prévision des besoins en personnel

Il s'agit de faire une estimation du nombre d'employés dont vous aurez besoin pour pouvoir fournir le type, la qualité et le volume de services prévus.