Coordonner pour améliorer les services

Coordonner les activités entre différentes organisations
Comment ...
Elaborer un tableau de répartition des fonctions
Améliorer la coordination entre organisations

Coordonner les activités entre différentes organisations

D'habitude, dans un pays donné de nombreuses organisations sont directement ou indirectement impliquées dans la planification familiale. Parmi celles-ci on peut citer:

le Ministère de la Santé
le Ministère des Affaires Sociales et de la Promotion de la Femme
le Ministère de l'Education
le Ministère du Plan
les groupes religieux
les projets assistés par l'aide bilatérale et multilatérale
les associations de planification familiale
les médecins privés, sages-femmes et pharmaciens

Certains sont plus actifs que d'autres, et le degré d'activité ou d'engagement de la plupart va certainement changer au fil du temps.

Lorsqu'il y a beaucoup d'organisations impliquées dans la prestation de services, vous voudrez probablement savoir précisement qui fait quoi, et voir s'il y en a qui font double emploi, en élaborant un tableau qui montre la répartition fonctionnelle des responsabilités. Un tel graphique vous aidera à visualiser la gamme totale des services de planification familiale qui sont disponibles dans votre pays ou région et les rôles spécifiques de chaque organisation impliquée dans la prestation de ces services. Cet outil peut être utilisé pour analyser et définir, de façon claire, les responsabilités relatives aux différentes composantes de prestation de services et des mécanismes de prise de décisions politiques. Ceci peut aider à réduire les cas de double emploi, à identifier des lacunes au niveau de la prestation actuelle de services, et à faire un meilleur usage des ressources limitées.

Elaborer un tableau de répartition des fonctions

Pour dresser un tableau de répartition fonctionnelle de responsabilités, utilisez la liste à la page suivante. Il vous est loisible d'ajouter des fonctions ou activités de votre programme qui ne figurent pas sur le tableau, ou, au contraire, supprimer celles qui ne conviennent pas au programme de planification familiale de votre pays. Dresser la liste de ces activités sur l'axe vertical du tableau (voir l'exemple ci-dessous). Une fois cette liste terminée, dressez une seconde liste de toutes les organisations impliquées dans la prestation ou l'assistance aux services de planification familiale. Inscrivez les noms de ces organisations sur l'axe horizontal en haut du tableau. Ensuite, indiquez quelles organisations remplissent chaque fonction. Vous pouvez soit cocher la colonne, soit mettre des annotations. Une fois le tableau rempli, vous pouvez l'utiliser pour identifier les lacunes ou les doubles emplois.

L'implication des organisations dans la programmation et la prestation des services
de planification familiale

Fonctions/activités	Ministère de la Santé		Ministère du Bien-Etre Social		Ministère du Plan		Asso- ciations de PF	Autres insti- tutions	Pharma- cies	Dona- teurs
	Rég.¹	Nat.²	Rég.	Nat.	Rég.	Nat.
Prestation de services Consultations en gynécologie Traitement des MST Contraceptifs sur ordonnance Contraceptifs sans ordonnance Méthodes naturelles de PF Services d'implants contraceptifs Pose de DIU Services de traitement de l'infécondité Contraception churgicale volontaire Autres interventions chirurgicales
¹ Rég. = Niveau Régional ² Nat. = Niveau National

Ce genre d'exercice est surtout utile quand les représentants de toutes les organisations concernées se mettent ensemble pour remplir le tableau, et discuter les mesures à prendre pour améliorer la coordination. En plus, chaque manager peut se servir du tableau de répartition fonctionnelle de responsabilités pour décrire la place de son organisation dans le système global de prestation de services de planification familiale dans le pays. Ce tableau de répartition fonctionnelle des responsabilités peut aussi être utilisé par des groupes de managers afin d'identifier les domaines dans lesquels la coordination pourrait améliorer l'ensemble des prestations de services. C'est un outil efficace permettant aux différentes organisations de développer une perception commune de la complexité de la coordination des services de planification familiale.

Activités couvertes par un tableau de répartition des fonctions

Politiques médicales

Etablir des règles pour:
- les protocoles cliniques
- l'approbation des contraceptifs
- les qualifications des fournisseurs
- les prestataires du secteur public
- les prestataires du secteur privé
- l'approvisionnement
- le renforcement des règles médicales

IEC et marketing

Déterminer les connaissances, attitudes et pratiques dans la zone
Organiser une campagne d'IEC pour:
- le grand public
- les femmes en âge de procréer (mariées)
- les décideurs
- les groupes cibles particuliers
Fournir du matériel d'IEC pour:
- les clients
- les groupes et communautés
Développer du matériel d'IEC
Produire du matériel d'IEC
Concevoir et mettre en oeuvre l'IEC pour les mass média
Commercialiser de nouveaux contraceptifs

Prestation de services

Consultations gynécologiques
Traitement des MST
Services relatifs à l'infécondité
Contraception sur ordonnance
Contraception sans ordonnance
Méthodes naturelles de planification familiale
Pose de DIU
Contraception churgicale volontaire
Insertion d'implants contraceptifs

Gestion des stocks

Choisir les produits
Déterminer les quantités nécessaires
Passer les commandes
Contrôler la qualité et la quantité des produits dès leur arrivée
Entreposer les produits aux niveaux national et régional
Distribuer les produits aux structures de santé
Faire un inventaire régulier des produits
Recueillir et distribuer les données logistiques

Politique nationale de population

Déterminer les buts à l'échelon national
Participer au groupe de coordination
Analyser l'impact des facteurs démographiques
Suivre et évaluer

Education et formation

Programmes de perfectionnement pour:
- les médecins
- les infirmières et sages-femmes
- les agents de santé
- les agents sociaux
Programme de formation initiale pour:
- les médecins
- les infirmières et sages-femmes
- les agents de santé
- les agents sociaux
Elaboration de programmes de formation pour:
- les universités et écoles (technologie sanitaire, soins infirmiers et obstétriques)
Formation de courte durée en:
- aptitudes cliniques
- IEC
- management
- supervision
- formation de formateurs

Recherche

Recherche opérationnelle
Recherche bio-médicale

Améliorer la coordination entre organisations

Demandez au coordonateur le plus indiqué (Ministère de la Santé, Conseil National pour la Planification Familiale, s'il en existe un ou principal donateur) de convoquer une réunion. Proposer, un projet d'ordre du jour ainsi qu'une liste des organisations qui pourraient envoyer des représentants à la réunion.
Apaisez les craintes et soulignez les avantages de la coordination.
Fixez des procédures de travail pour le groupe, par exemple:
- les participants (ceux-ci pourraient changer)
- la fréquence des réunions
- l'échange d'informations par le biais des rapports
Faites un exercice de répartition des fonctions pour savoir qui fait quoi actuellement, et pour identifier les lacunes et les cas de double emploi. Définissez les domaines clé de la coordination et spécifiez les changements et résultats escomptés.
Rédigez un procès-verbal des discussions et notez les points d'accord. Fixez la date de la prochaine réunion.

Exemples de structures et mécanismes de coordination pour des programmes de planification familiale

Exemple du Kenya - La coordination des systèmes d'information

Outils et techniques - La probabilité d'une coordination réussi augmente si . . .

Listes de vérification - Coordonner pour améliorer les services