Coordonner les activités au sein de votre organisation

Une bonne partie du travail du manager consiste à gérer l'information: s'assurer que les gens reçoivent les informations dont ils ont besoin; et que toute information reçue parvienne aux personnes qu'il faut en temps opportun. Une gestion efficace de la circulation de l'information est la première étape vers une amélioration de la coordination de votre programme.

Au cours de la même journée de travail, le manager reçoit des informations, génère de nouvelles informations et transmet tout ou partie des informations à d'autres. Une partie de ces informations seront reçues par des voies relativement formelles tels que les rapports, les lettres et documents officiels et d'autres publications; tandis que les autres informations (la plupart peut être) passent par des voies plus personnelles et moins formelles telles que les réunions, les conversations téléphoniques ou une remarque en passant dans un bureau, une clinique ou un couloir. En tant que manager vous devez évaluer, de manière constante, l'importance des informations reçues et déterminer qui d'autre a besoin d'être au courant. Ce sont là les premières étapes critiques qui mènent à l'efficacité de la coordination de programmes. Votre succès en tant que manager et le succès du programme que vous gérez dépendent de votre capacité à veiller à ce que les informations pertinentes soient fournies aux personnes qu'il faut en temps opportun. Il se peut que ces personnes travaillent dans votre propre organisation ou dans d'autres organisations.

En réfléchissant sur les questions ci-après, vous commencerez à vous faire une idée des personnes et groupes avec qui vous devez partager les informations et coordonner les activités. Avec le temps, on saura de façon précise qui a besoin de quel type d'information. Par exemple, au fur et à mesure que vous obtenez des informations relatives à la logistique des contraceptifs, vous savez que tel groupe de personnes a besoin d'être informé. Ce groupe joue, donc, un rôle clef dans la coordination des programmes en matière de logistique des contraceptifs. Si la logistique des contraceptifs constitue une préoccupation majeure dans votre programme, vous pouvez juger utile de formaliser le rôle du groupe et d'en faire une commission ou un groupe de travail permanent chargé de la coordination.

Exemple de Bolivie - L'exemple d'une fiche de circulation de l'information

Une organisation ou un département doit s'assurer que ses propres activités sont bien coordonnées avant de lancer une action extérieure majeure. Il est plus facile de mener à bien une coordination interne qu'une coordination entre différentes organisations, étant donné l'existence d'une seule structure d'autorité. Bien trop souvent les organisations deviennent fragmentées. Chaque personne ou unité se concentre sur une activité ou un groupe d'activités et perd de vue ce que les autres font. Plus l'organisation est grande et dynamique, plus il y aura de risques de fragmentation. A moins de mettre en oeuvre des mécanismes pour garantir une coordination interne, ce système d'activités isolées peut se trouver institutionnalisé et rendre l'organisation inefficace. Il est important que les personnes et les unités aient « une vue d'ensemble» de l'organisation afin de s'ouvrir à l'environnement externe de manière réaliste et fructueuse.

Outils et techniques - Vous avez besoin d'améliorer la coordination lorsque

Il est important pour tout manager, quels que soient son rôle et ses responsabilités, d'avoir à l'esprit une «vue d'ensemble» de l'institution et de comprendre les interactions entre ses différentes composantes. Utilisez le tableau ci-après pour voir certaines des questions et activités de coordination les plus courantes se rapportant à votre propre travail ou responsabilités. Vous pourriez même remplir le tableau pour identifier les problèmes et activités de coordination les plus pertinents à votre propre situation.

Pour utiliser le tableau, identifier votre domaine de responsabilité sur l'axe vertical et suivez-le à travers la page pour voir ses interactions avec les autres domaines de l'organisation.

Outils et techniques - La coordination des activités de différents départements