Coordonner pour améliorer les services | ||
|
Qu'est-ce que la coordination? |
Pour les besoins de la gestion d'un programme, on peut définir
la coordination comme la collaboration planifiée d'au moins
deux personnes, deux départements, deux programmes ou deux
organisations qui visent un but commun. Afin de fournir aux clients de la
planification familiale les services les meilleurs et les plus accessibles possibles,
il vous faut collaborer avec vos collègues du secteur public ou
privé, qu'ils soient au sein ou en dehors de votre institution.
En tant que responsable, vous avez probablement entendu, à plusieurs reprises, parler de l'importance de coordonner tous les éléments de votre programme et tous vos efforts avec ceux d'autres programmes. Il peut être difficile de mener à bien une coordination, mais c'est une question tellement importante pour le bon fonctionnement d'un programme qu'elle ne saurait être laissée de côté. Bien que vous ayez beaucoup d'influence sur la coordination interne à votre organisation, il vous sera plus difficile d'encourager la coordination entre votre programme et un autre. Cependant, les avantages de la coordination sont d'une importance suffisante pour qu'elle mérite vos efforts. Grâce à une coordination efficace, chaque partenaire peut se
concentrer sur ses points forts. En entretenant une coopération avec toutes
les parties intéressées, vous pouvez fournir une vaste gamme de services
de planification familiale de haute qualité à tous ceux qui en ont besoin
et les demandent.
|
|
|
Pourquoi la coordination est importante |
Du fait que de plus en plus d'acteurs interviennent dans le domaine de la planification familiale, il s'avère de plus en plus important de coordonner leurs programmes et leurs activités. En fait, la coordination est d'une telle importance que de nombreux pays ont créé des organisations dont elle constitue le rôle et la mission essentiels. Entre autres exemples, on peut citer le Conseil National pour la Population et le Développement du Kenya, l'Office National de la Population du Rwanda et le Conseil National pour la Coordination de la Planification Familiale de l'Indonésie. D'habitude, les bénéfices que l'on tire de la coordination compensent, et de loin, les difficultés rencontrées dans la mise en place des mécanismes d'une coordination efficace. Parmi les avantages d'une coordination efficace nous pouvons citer les suivants: |
|
|
Comment la coordination peut être bénéfique à votre programme |
La coordination utilise de la façon la plus efficace et la plus efficiente:
La coordination améliore les services: la plupart des prestataires de services de planification familiale ont pour mission commune de fournir des services de haute qualité aux populations. Pour que cette mission soit remplie, plusieurs organisations peuvent travailler ensemble, chacune dans son domaine de compétence, afin de fournir des services de très haute qualité. Par exemple, une organisation peut être plus apte à fournir des services aux adolescents, une autre peut être en mesure de fournir du matériel d'information, d'éducation et de communication à tous les prestataires, alors qu'une troisième peut être mieux indiquée pour travailler dans une région donnée, etc. Conformément aux explications qui seront données dans la dernière partie de ce chapitre, un exercice de répartition des fonctions peut aider à préciser qui fait quoi. Sur la base d'une telle coordination les organisations peuvent:
La coordination crée un climat de confiance et diminue la concurrence et les conflits entre prestataires de services de planification familiale: du fait que la planification familiale est, par nature, plus controversée que tout autre service sanitaire, si les parties intéressées peuvent travailler en un groupe uni, cela profite à tous. En identifiant et en analysant leurs problèmes et préoccupations communs, les organisations se rendront compte qu'elles ne mènent pas toutes les batailles seules et qu'elles ont intérêt à travailler ensemble. La coordination permet de partager l'information et les leçons tirées de l'expérience des autres: les organisations de planification familiale ont toujours eu à surmonter de nombreuses difficultés de toutes sortes. En partageant l'information, une organisation peut éviter des erreurs, tirer des leçons des problèmes et des succès des autres et éviter d'entreprendre des programmes et activités voués à l'échec et sources de gaspillage. La coordination réduit ou élimine le double emploi et les lacunes qui peuvent exister dans les différents services: lorsqu'une organisation sait exactement ce que les autres prestataires font, elle ne gaspillera pas ses ressources ou efforts sur des services qu'un autre groupe offre déjà de façon adéquate. Elle ne négligera pas non plus un service requis en croyant qu'un autre groupe le fournit. La coordination élargit la gamme des activités: lorsque des organisations coordonnent leurs actions, elles peuvent attribuer chaque activité à l'organisation qui est la mieux qualifiée pour la mener à bien. Ceci permet de mettre fin au double emploi de services, de libérer aussi bien des fonds que du personnel qui peuvent être employés pour d'autres activités, et d'élargir ainsi la gamme de services. La coordination permet d'uniformiser les politiques: la coordination se fait plus facilement lorsque tous les programmes concernés adhérent aux mêmes politiques. L'interaction entre organisations se fait plus facilement lorsque les politiques comme celles relatives à l'éligibilité des clients, aux méthodes contraceptives recommandées, aux protocoles médicaux, aux messages des médias, aux fiches médicales, aux formulaires des rapports et aux registres, sont uniformisées. Des politiques similaires en matière de personnel peuvent également contribuer à diminuer la concurrence entre les organisations pour recruter et retenir du personnel. La coordination permet d'exercer davantage d'influence: lorsque les prestataires de services de planification familiale parlent d'une seule voix forte, ils ont beaucoup plus de chance d'être entendus et respectés et de recevoir des réponses.
|
|
|
Pourquoi la coordination peut s'avérer difficile |
Si théoriquement, la coordination est nécessaire et souhaitable et mène souvent à beaucoup de résultats positifs, pourquoi alors est-il si difficile de la mettre en pratique? Il y a plusieurs problèmes potentiels auquels vous aurez, peut être, à faire face: Les batailles de «Chasse gardée»: certaines organisations peuvent percevoir la coordination comme une menace à leurs rôles ou responsabilités bien établies, ou comme un facteur de perte d'autonomie ou encore comme une abdication de leur rôle de leader. De telles craintes existent dans toute organisation, mais elles ont tendance à être plus prononcées dans le cas d'organisations fragiles ou jeunes, ou dans un environnement particulièrement fragile ou instable pour la planification familiale. Cependant, lorsque le besoin est réel et que règne un climat de confiance, les risques encourus sont compensés et de loin, par les avantages potentiels de la coordination. L'existence d'un vide au niveau du leadership: la coordination ne peut se faire que lorsque quelqu'un se charge de la promouvoir. Elle exige des efforts soutenus, et de nombreux responsables ou organisations préfèrent en laisser le soin à d'autres. S'il apparaît qu'aucun effort de coordination n'a lieu dans votre pays ou région, c'est, peut être, qu'aucune organisation n'en a ressenti le besoin ou ne veut en prendre l'initiative. C'est là l'occasion pour votre organisation de jouer le rôle de leader. Ce faisant, rappelez-vous que vous serez plus efficace si vous guidez le processus plutôt que d'essayer de le contrôler. La passivité au moment où il faut agir: il se peut que vos collègues ne consentent pas à s'impliquer dans une action de coordination s'ils pensent qu'elle comportera une longue série de réunions improductives. Une façon de convaincre les sceptiques consiste à organiser les premières réunions de coordination autour de questions qui constituent des problèmes depuis un certain temps et qui sont en général considérées comme nécessitant une solution. Lorsqu'un accord intervient, mettez-le par écrit; assurez-vous que chacun sait ce qu'il doit faire; et informez tout le monde des résultats précis attendus de cette réunion. Ces résultats devront faire l'objet d'un examen lors de la réunion suivante. Les gens commenceront à accepter la coordination et à y contribuer de façon active lorsqu'ils en verront les résultats concrets. Voici quelques résultats possibles:
La réticence à faire trop de travail: lancer et maintenir la coordination prend beaucoup de temps et d'énergie; et les premières tentatives de coordination de programmes et d'organisations ne seront peut être pas très gratifiantes. Eviter que les efforts ne se relâchent avant qu'on en voit les fruits. Les départements ou organisations chargés d'entreprendre une action de coordination devront faire une certaine recherche de base, comprendre les différentes perspectives et préoccupations, et savoir entretenir la participation des autres organisations. Cela exige une capacité de négociation, de résolution de problèmes, et de renforcement de l'esprit d'équipe (ce qui exige une compréhension des intérêts et des sensibilités des différents acteurs). Le défi final est de parvenir à un consensus sur un plan de coordination. La crainte d'être manipulé: les responsables peuvent craindre qu'un autre département ou une autre organisation les utilise à son propre profit. On peut réduire ces craintes au minimum en faisant l'effort d'ouvrir les canaux de communication et de comprendre les intérêts de l'autre département ou organisation. A qui ira le mérite de la réussite: une coordination réussie crée souvent un désaccord entre les organisations pour déterminer à qui en attribuer le mérite. Si dès le début les dispositions sont prises pour que toutes les organisations se partagent équitablement le mérite de toute réussite, vous pourrez réduire ce manque de confiance. La crainte de révéler ses secrets ou ses faiblesses: les organisations peuvent se sentir obligées de partager les idées et méthodes innovatrices qui, à leurs yeux, leur donnent un avantage sur leurs concurrents. Elles peuvent également craindre que leurs faiblesses au niveau individuel, au niveau de leur département ou organisation soient exposées au grand jour. Ces questions de concurrence et d'amour-propre sont à prendre en compte. Les intérêts contradictoires
des donateurs: les donateurs peuvent entraver la coordination entre organisations en décidant de
financer un programme sans s'enquérir des activités en
cours dans la zone. En lançant un programme qui reproduit ou contrarie le
travail d'autres programmes, les donateurs peuvent compromettre
les activités positives d'un programme. Une solution à ce
problème consiste à créer une commission composée des représentants de
la communauté des donateurs et des organisations financées par
les donateurs afin de diminuer le double emploi et les lacunes entre services.
|
|