Le Projet de Services de Planification Familiale Swanirwar au Bangladesh a élaboré un plan de travail mensuel pour ses agents de terrain.
Auparavant, alors qu'ils ne disposaient pas encore de ce plan qui est exposé ci-dessous, les agents de terrain programmaient leur travail au jour le jour et n'avaient pas un plan explicite indiquant comment ils allaient visiter, dans un intervalle de temps raisonnable, tous les couples qui leur étaient assignés. Il en résultait un travail mal coordonné, une utilisation très peu efficiente de leur temps et une fréquence de visites réduite à un seul cycle de visites toutes les six à huit semaines.
Des plans de travail mensuels furent élaborés pour chaque travailleur. Les plans de travail indiquaient aux agents, un mois à l'avance, ce qu'ils allaient faire et où ils allaient se rendre tous les jours pendant le prochain mois. Les plans de travail prévoyaient des activités tels que les réunions du personnel, les réunions de supervision et les congés.
Dans la planification initiale du programme, il fut affecté un numéro à chaque ménage dans la zone de chaque agent de terrain. Le plan de travail répartissait ensuite les numéros entre les jours ouvrables du mois à venir, ce qui donnait les ménages à visiter chaque jour. Ainsi, les agents de terrain savaient exactement pour chaque jour quels couples ils allaient visiter. Ils pouvaient également apprécier pour chaque mois le nombre de couples qu'ils allaient visiter. Avec ce plan, chaque couple était visité au moins une fois par mois. Ce processus a substantiellement amélioré l'efficience des agents de terrain et aidé à susciter la confiance des clients par des visites plus fréquentes.
Parallèlement à cela, un plan de travail a été également élaboré pour chaque superviseur pour assurer que les superviseurs visitent régulièrement les agents de terrain, les réapprovisionnent en contraceptifs et leur apportent leur appui. Ce processus permit aux agents de terrain et aux superviseurs de coordonner leur temps, sachant à l'avance quand allait avoir lieu une visite de supervision. Il permit également aux agents de terrain de préparer les données relatives aux services dispensés, de dresser la liste de toutes les difficultés particulières nécessitant la recherche de solutions, et de pouvoir espérer recevoir des provisions sur une base régulière. Les plans de travail des superviseurs devaient être coordonnés avec le calendrier de suivi du responsable du programme et les éléments correspondants des plans de travail du niveau central.
Une fois ce système de plans de travail mensuels pour agents de terrain et superviseurs mis en place, la révision de ces plans devient un exercice régulier au début de chaque mois.
