Elaboration de plans de travail à court terme

Pour chaque site de prestation de services ou chaque membre du personnel, il convient d'élaborer des plans de travail pour programmer leurs activités. Ces plans de travail peuvent être assez précis pour décrire les activités au jour le jour, ou peuvent porter sur une période de temps entre une semaine et un mois. En s'appuyant sur un plan de travail annuel, les responsables et les superviseurs des différentes cliniques et sites de distribution à base communautaire (DBC) peuvent, avec l'aide de leur personnel, ébaucher des plans de travail mensuels ou hebdomadaires distincts décrivant dans l'ordre chronologique les activités planifiées pour le personnel. Ces plans à plus court terme ne doivent être élaborés qu'après la formulation du plan annuel.

Bien que les notions d'objectif et de cible admettent plusieurs définitions, nous allons, pour les besoins de la discussion et des exemples présentés ici, retenir la distinction suivante:

Objectif: L'objectif indique le résultat attendu du travail entrepris au niveau d'un ou plusieurs sites de prestation de services et reflète l'impact ou les changements attendus de ce travail au sein de la population couverte par le programme mis en oeuvre.

Les objectifs doivent être spécifiques, mesurables, pertinents, réalisables, programmés dans le temps (voir le chapitre, «Planifier pour l'avenir») et se rapporter aux résultats mesurables attendus dans un intervalle de temps précis au sein d'une population donnée. En règle générale, à un but de programme se rapportent plusieurs objectifs.

Exemple

Cible: Les cibles reformulent les objectifs du programme de prestation de services des agents en termes numériques. Elles expriment les résultats attendus et/ou les activités projetées pour chaque volet du programme relatifs à la prestation de services sur une courte période telle que le trimestre, le mois ou la semaine.

Les cibles doivent être spécifiques, mesurables, pertinentes, réalistes, programmées dans le temps, formulées en termes numériques et se rapporter aux activités ou objectifs du programme. En règle générale, à chaque objectif se rapportent plusieurs cibles.

Exemple

Un moyen d'élaborer des plans de travail à court terme consiste à répartir les objectifs annuels en cibles trimestrielles ou mensuelles. Pour déterminer ces cibles, considérez tout d'abord l'objectif annuel. Lorsqu'il s'agit d'un site de prestation de services, l'objectif annuel pourrait être de «fournir des informations et une éducation en matière de planification familiale à 10.000 clients potentiels au cours de la première année de prestation de services». Pour traduire cet objectif en cibles à court terme, divisez d'abord les 10.000 clients par 12 mois pour obtenir une cible mensuelle du site considéré. Ensuite, divisez le nombre de clients potentiels à visiter chaque mois par le nombre d'agents de terrain opérant sur le site, ce qui permettra à chaque agent de terrain de savoir combien de personnes elle ou il aura à visiter chaque mois. Cette cible peut encore être répartie sur le nombre de jours ouvrables par mois, puis mentionnée sur un calendrier de sorte que chaque agent de terrain aura un plan de travail journalier.

Les objectifs relatifs au travail administratif sont plus difficiles à subdiviser en cibles à court terme. Il peut être plus approprié au contraire de le diviser en ensembles de tâches, en consignant par écrit toutes les mesures à prendre en vue d'atteindre l'objectif. Par exemple, on pourrait avoir pour objectif administratif: «rédiger quatre rapports trimestriels pendant la première année d'activités du projet». On peut éclater cet objectif en tâches programmées dans le temps de façon à s'assurer que les informations requises pour le rapport soient disponibles au moment voulu. Cela suppose l'existence d'un système qui assure que tous les sites de services font parvenir régulièrement et à temps leurs rapports mensuels d'activités. Il faut ensuite procéder à un examen des données mensuelles par site, puis rassembler et analyser les données des sites avant de passer à la rédaction du rapport trimestriel. En outre, suivant les exigences du contenu du rapport trimestriel, vous pouvez avoir recours à un responsable financier pour les aspects du rapport relatifs aux autres indicateurs tels que le coût des prestations de services par nouveau client. Une fois dressée la liste des tâches essentielles à accomplir pour chaque objectif, vous pouvez passer à l'étape suivante qui consiste à établir un programme mensuel ou hebdomadaire indiquant à quel moment et par qui ces tâches seront accomplies. Ce programme pourra tenir lieu de plan de travail à court terme susceptible d'être révisé au besoin pour qu'il reste constamment à jour et pertinent.

En procédant de cette façon, vous arriverez à éclater de grands objectifs globaux en unités plus petites et plus faciles à gérer à partir desquelles vous pourrez élaborer plus facilement votre plan de travail mensuel et répartir le travail plus équitablement. Dans l'élaboration de ces cibles et des plans de travail à court terme, ne manquez pas de prendre en compte tout changement saisonnier susceptible de se produire ou tout changement lié aux difficultés de démarrage du projet et qui pourrait entraîner la nécessité d'apporter des modifications aux plans de travail individuels du personnel. Il peut également s'avérer nécessaire d'adapter les cibles à la situation personnelle, par exemple en tenant compte de la disponibilité ou de l'accessibilité des moyens de transport ou encore de la difficulté de la tâche à exécuter; ceci pour éviter que des membres du personnel soient indûment surchargés de travail.

Les cibles présentent le grand avantage de pouvoir ramener de vastes objectifs et de gros chiffres à une échelle plus facile à gérer et plus réaliste. L'intérêt de l'élaboration de cibles chiffrées que le personnel peut rapprocher de ses activités quotidiennes, est que ces cibles peuvent le pousser à atteindre les buts qu'il s'est fixés en termes de travail personnel et lui procurer le sentiment d'avoir réussi sa mission.

Ne manquez surtout pas d'examiner régulièrement les cibles pour vous assurer qu'elles sont réalistes et garantir que les services fournis sont de très bonne qualité. Confrontés à des cibles irréalistes, les membres du personnel peuvent être amenés soit à ne pas travailler assez dur du fait qu'ils peuvent atteindre facilement leurs quotas, soit à compromettre la qualité des services qu'ils offrent parce qu'ils ne cherchent qu'à réaliser leurs quotas numériques. Vous pouvez également fixer des cibles qui aident à assurer que la qualité des services visée est maintenue. Par exemple, le fait de demander aux agents de terrain de voir pourquoi les premiers clients ont abandonné le programme aidera à déterminer les améliorations à apporter aux services ou le moyen de les adapter davantage aux besoins et aux préoccupations des clients.

En tant que responsable, il vous appartient de vous assurer que les cibles ne sont pas utilisées abusivement. Ne perdez jamais de vue que les cibles concourent à trois buts principaux:

• planifier un programme;
• motiver le personnel;
• guider le processus de suivi et d'évaluation.

Fixer des cibles permet aussi de déterminer si les objectifs du programme sont réalistes. L'exemple développé dans le prochain paragraphe montre l'importance de cet aspect de la planification du travail.

Elaboration de plans de travail mensuels

Le fait d'élaborer des plans de travail mensuels et de dresser un état détaillé quotidien des activités planifiées vous aidera à vous assurer qu'il est possible de réaliser les objectifs que vous avez prévus. Par exemple, des superviseurs et responsables de programme, peuvent voir si leurs objectifs annuels de prestation de services sont raisonnables, en élaborant un plan mensuel de travail d'un agent de terrain et en faisant des prévisions pour les onze mois suivants. Pour un objectif de programme de 1200 nouveaux accepteurs à atteindre à la fin de chaque année dans l'ensemble de la zone du programme (en moyenne 100 par mois), cinq agents de terrain auraient à recruter chacun 20 nouveaux clients par mois. Sur la base d'un taux d'acceptation de 10 pour cent, cela signifie que chaque agent de terrain devrait en moyenne visiter 200 couples éligibles par mois. La possibilité d'atteindre ce résultat dépend de plusieurs facteurs:

• la densité de la population dans les zones à couvrir et les distances que l'agent de terrain aura à couvrir à pied chaque jour;
• l'éventualité pour l'agent de terrain de tenir des réunions au niveau des villages, menant ainsi des activités d'information et d'éducation aussi bien auprès de groupes que d'individus;
• le temps prévu pour les réunions de personnel, les visites de supervision et les congés.

Une fois vos plans de travail mensuels élaborés, vous devez les examiner pour voir s'il est possible d'atteindre les cibles mensuelles et trimestrielles. Si tel n'est pas le cas, il vous faut apporter des modifications au plan de travail annuel et aux objectifs du programme avant le début du prochain cycle d'exécution. Au moment de démarrer un programme ou un service, vous pouvez délibérément fixer des cibles modestes, dans la mesure où il faut un certain temps à un programme pour prendre de l'élan. Un exercice de planification réaliste et qui favorise l'analyse des plans de travail mérite votre temps car il contribuera à rendre votre travail annuel plus productif.

Exemple par pays - Bangladesh: Elaboration de plans de travail mensuels pour agents de terrain

Un autre moyen facile et efficace de planifier votre temps et de coordonner les activités est l'élaboration de listes de choses «à faire». Que vous travailliez au sein d'un groupe ou individuellement, vous devez élaborer une liste journalière ou hebdomadaire de choses à faire et classer vos tâches par ordre de priorité de manière à effectuer d'abord les choses les plus importantes. L'idéal serait que dans un programme ou une organisation chaque membre développe le réflexe de procéder ainsi, ne serait-ce qu'à des fins personnelles.

Si vous travaillez en groupe, vous pouvez dresser ensemble une liste de toutes les tâches devant être exécutées par le groupe, et ensuite chaque membre peut choisir celles dont il/elle sera responsable. Il peut être nécessaire de scinder d'autres activités en une série de tâches plus simples et faciles à gérer et de déléguer ces tâches à des membres du groupe de façon équitable. Quelle que soit la période sur laquelle porte votre planification, vous devez prévoir une autre réunion à la fin de cette période pour examiner les progrès accomplis. A cette occasion, le groupe doit prêter une attention particulière aux tâches qui n'ont pas encore été exécutées, s'entendre sur les solutions et les options et commencer à dresser une nouvelle liste d'activités en y incluant celles qui n'ont pas encore été exécutées.

Voici certains avantages de l'élaboration d'une liste de choses «à faire»:

• Les membres du groupe choisissent les tâches qu'ils sont particulièrement aptes ou préparés à accomplir.
• Chaque personne sait ce que les autres sont en train de faire pour contribuer à la réalisation de buts communs.
• Votre travail est coordonné avec celui des autres.
• En réalité vous avez créé une équipe de travail.

Tout comme pour la fixation de cibles, il est important que ces opérations d'élaboration de listes et d'affectation de tâches soient placées sous le signe de la coordination des efforts de tous ceux qui sont concernés. Lorsqu'il arrive que des cibles n'aient pas été atteintes et certaines tâches n'aient pas été exécutées, bien souvent la faute n'est pas due à l'employé, mais à quelque autre facteur. En tant que responsable, il vous revient, avec l'aide de votre personnel, de trouver une solution qui soit réaliste, même s'il faut réduire les cibles numériques ou réaffecter les tâches à quelqu'un d'autre.

Un responsable a, chaque semaine, plusieurs choses à faire et à garder à l'esprit. Pour être sûr de ne négliger ou de n'oublier aucune tâche importante, dressez chaque semaine ou toutes les deux semaines des listes des tâches à faire et cochez les tâches au fur et à mesure que vous les accomplissez. Vous y arriverez très facilement en dressant la liste de ce que vous devez faire, en mentionnant le moment auquel vous envisagez d'effectuer chaque tâche, et enfin en reconduisant les tâches non effectuées sur la liste de la semaine suivante. Ainsi, vous avez un dossier de tout ce que vous avez fait avec les dates d'exécution, dossier auquel vous pourrez utilement vous référer plus tard. Ce qui peut également vous être utile, c'est de noter toutes les tâches sur un calendrier conventionnel que vous portez sur vous. Ainsi, si certains jours sont vides et d'autres surchargés, ce calendrier vous le fera très vite remarquer et vous pourrez procéder à une redistribution plus uniforme de vos tâches. L'élaboration de listes de choses «à faire» est une méthode informelle, facile et très utile de planification du travail qui, sans aucun doute, accroît votre contribution et votre rendement personnels.

Listes de vérification - Elaboration et utilisation de plans de travail