Préparer un plan de travail annuel
Comment élaborer un chronogramme (tableau de Gantt)
Comment ...
Préparer un plan de travail annuel
Elaborer et programmer les activités
Préparer un plan de travail annuelDans un programme de planification familiale à plusieurs volets, le plan de travail annuel rassemble les plans annuels de tous les départements. Il trace les grandes lignes des diverses activités des différents volets du programme (comme par exemple un projet de DBC ou une clinique) de même que les calendriers de travail de tous les membres du personnel. Il aide à assurer que les ressources nécessaires (par exemple le personnel, les véhicules ou les ressources financières) soient disponibles au moment opportun. |
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Examen et élaboration des objectifs de votre plan de travail annuel |
Le plan de travail annuel traduit les stratégies et objectifs globaux contenus dans le plan à long terme en activités quotidiennes. Si vous ne disposez pas déjà d'un plan à long terme, vous devez réaliser les étapes quatre à six du processus de planification pour pouvoir formuler les objectifs annuels (voir le chapitre, «Planifier pour l'avenir»). |
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A quel moment doit intervenir l'élaboration du plan annuel? |
Dans le cycle de la planification, l'élaboration du plan annuel intervient après la définition des stratégies, objectifs et principales activités, au cours de l'élaboration des budgets annuels, et avant l'exécution de tout programme. Dans des organisations caractérisées par des programmes continus, un plan de travail annuel est habituellement élaboré quelques mois avant le début de chaque année d'exercice. Le plan de travail annuel fixe essentiellement la chronologie des activités qui contribueront à la réalisation des buts et objectifs à long terme qui ont été définis.
Les différentes composantes d'un plan de travail annuel
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Doit-il être long et détaillé? |
Le plan d'action annuel peut être volumineux, tout dépend de la taille et du contenu de votre programme ou organisation, du nombre de sites de prestation de services où vous intervenez, et de votre personnel. Il doit être redigé de manière détaillée afin qu'on puisse y distinguer clairement les activités planifiées, le moment auquel elles sont prévues, et les ressources qui seront nécessaires à leur réalisation. S'il s'agit d'une activité nécessitant la coordination de plus d'un département ou organisation, cette responsabilité doit être consignée dans les plans de travail de tous les départements ou organisations concernés. |
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Description détaillée des activités pour chaque objectif |
L'étape suivante dans la préparation du plan de travail annuel consiste à déterminer les personnes responsables de chaque activité et à indiquer approximativement les mois et semaines au cours desquels le travail devra commencer et être terminé. En faisant correspondre les activités aux objectifs, le plan de travail maintiendra le programme dans sa trajectoire. Il sera également bien orienté vers les objectifs opérationnels et de planification familiale et comprendra tous les aspects de la conception du programme. |
| Quoi | Quelle est l'activité? |
| Qui | Qui est reponsable pour sassurer que chaque activité est effectivement menée? |
| Comment | Quelles ressources sont nécessaires? |
| Quand | A quelle date l'activité doit-elle commencer? A quelle date l'activité doit-elle être achevée? |
| Où | A quel endroit l'activité aura-t-elle lieu? |
En déterminant les activités de votre programme ou organisation:
Il est important d'inscrire chaque activité sous le ou les objectif(s) auquel(s) elle correspond. Dans certains cas vous verrez la même activité inscrite pour deux objectifs différents. Si cette activité peut permettre d'atteindre deux objectifs, on peut dire qu'elle est particulièrement efficiente en termes d'utilisation de temps et de ressources du projet.
En tant que responsable, il vous faudra examiner attentivement le
plan de travail afin d'être sûr de ne pas programmer une personne au
même moment dans deux endroits différents.
Exemples par pays - Bangladesh: Plan de travail d'un programme du secteur public du Bangladesh.
Une fois le plan de travail achevé, il est important de dresser un tableau récapitulatif. Ce tableau permet de disposer d'un important cadre de référence pouvant être utilisé par tous les membres du personnel, et informe d'une manière concise sur ce que le projet fera et quand il le fera. Il constitue également un canevas utile à inclure dans un document de demande de financement. Cette récapitulation est désignée sous le terme de chronogramme ou tableau de Gantt.
Un chronogramme type comprend les volets ci-après:
Le chronogramme permet d'examiner aisément l'ordre d'exécution des activités tel que planifié, la découverte de chevauchements possibles, tout comme il permet de s'assurer plus facilement que des activités dont la réalisation doit nécessairement précéder le démarrage d'autres activités soient à la place qu'il faut. Il aidera également à voir si le volume du travail est uniformément et équitablement réparti entre les membres du personnel de sorte qu'il n'y en ait pas qui soient surchargés pendant que d'autres seraient sous-employés. Voici un exemple de chronogramme portant sur un an exemple du Bangladesh
Exemples par pays - Bangladesh: Un Exemple de Chronogramme.
