Développer la stabilité de l'institution
Comment ...
Mener une recherche opérationnelle

La première composante de la durabilité­la stabilité de l'institution­repose sur un certain nombre d'exigences. Les managers doivent développer leur capacité de réfléchir en termes de stratégie, et l'institution doit énoncer une mission claire et élaborer une stratégie fondée sur les forces de l'institution et les besoins identifiés dans l'analyse de l'environnement. En outre, une institution doit avoir des leaders solides qui peuvent communiquer aux autres leur vision de l'avenir et leur engagement envers les objectifs de l'institution, et qui ont la volonté et la capacité de trouver de nouvelles solutions aux vieux problèmes.

Pour qu'une institution devienne stable, il lui faut un leadership fort, engagé, innovateur et qui a l'ouverture d'esprit permettant d'imaginer et d'anticiper l'avenir. Le fait d'imaginer ce que leur réserve l'avenir, de nouveaux services, de nouveaux marchés, de nouvelles sources de revenus, de nouvelles manières de réduire les coûts - peut accroître la capacité de l'institution de prévoir les obstacles et les opportunités futurs et de s'adapter aux mutations pour assurer sa survie.

Une institution stable est une institution qui recrute le meilleur personnel possible et le récompense pour ses performances. Une institution deviendra plus stable si elle assoit un système de prime d'encouragement pour motiver le personnel à travailler pour accomplir la mission et atteindre les objectifs de l'institution et qui, en même temps, crée un esprit d'équipe et de coopération.

Un système fiable de gestion est un autre élément essentiel de la stabilité d'une institution. Plusieurs outils et techniques de gestion présentés dans ce manuel sont essentiels à la stabilité d'une institution. On peut citer, entre autres:

• La planification: élaborer à tous les niveaux des politiques qui reflètent la mission et les objectifs de l'institution, définir des cibles et élaborer des plans de travail réalistes permettant de les atteindre.
• La coordination: susciter une collaboration entre les différents secteurs pour diminuer la concurrence entre les prestataires servant les mêmes clients et le double emploi des services.
• La gestion du personnel: mettre en oeuvre des politiques permettant de récompenser les bonnes performances, ceci pour aider les programmes à garder le personnel expérimenté et engagé.
• La supervision: assurer une supervision régulière d'appui au personnel chargé des prestations de services pour garantir des services de qualité.
• Les Systèmes d'Information de Gestion (SIG): générer des données utiles à temps sur les clients, les services, les coûts et les revenus.
• Les produits: avoir en stock les contraceptifs appropriés à tous les points de distribution.
• Les finances: mettre en place des mécanismes financiers permettant d'identifier le coût des services, de générer de nouvelles sources de revenus, de réduire la dépendance vis-à-vis des donateurs et de servir les groupes marginaux, les personnes les plus démunies et les groupes à haut risque.

De toutes les activités de gestion décrites ci-dessus, la planification stratégique est, peut-être, la plus importante, parce que c'est grâce à ce processus qu'une institution clarifie sa mission, définit ses marchés potentiels et identifie des stratégies pour susciter la demande des services et produits.

Enfin, les institutions stables doivent avoir la souplesse, le dynamisme et la volonté de s'adapter aux mutations de l'environnement et aux nouvelles opportunités en vue d'étendre leurs services.

La planification stratégique est un outil très important permettant d'identifier les changements survenant dans l'environnement et qui auront des effets sur le programme de planification familiale. Les managers peuvent tester de nouvelles approches basées sur les changements prévus dans l'environnement par le biais d'une recherche opérationnelle bien conçue et choisie avec soin. La recherche opérationnelle est une méthode servant à identifier les contraintes de fonctionnement et à leur trouver des solutions appropriées. Elle offre aux managers un moyen pratique et systématique d'améliorer les prestations de services de planification familiale, à élaborer des politiques de programme et d'accroître la satisfaction des clients. En tant qu'outil servant à identifier et résoudre les problèmes de gestion et tester les approches innovatrices pour permettre au programme de s'adapter aux mutations, la recherche opérationnelle est particulièrement utile aux managers parce qu'elle porte essentiellement sur les facteurs qui sont sous leur contrôle. Avec la recherche opérationnelle, les managers peuvent tester de nouvelles formes de prestation de services et évaluer les conséquences de l'intégration des services de planification familiale aux programmes de santé existants. En outre, ils peuvent, grâce à la recherche opérationnelle, évaluer l'effet global des améliorations effectuées dans chaque composante d'un programme.

Exemple de l'Equateur - Conception et mise en oeuvre d'une vision stratégique