7. Détermination des activités liées à chaque objectif

Pour atteindre un objectif il est nécessaire de préciser les activités spécifiques à mener, qui devra les mener et quand.

Pour formuler les activités, il est généralement conseillé d'utiliser un verbe d'action à l'infinitif, par exemple: identifier, former, référer, contrôler, réapprovisionner, etc . . .

Il faut également signaler qu'il existe plusieurs catégories d'activités. c'est ainsi que l'on peut distinguer les activités de programme qui constituent l'objet même du programme, les activités intermédiaires qui précèdent les activités de programme et en conditionnent la pertinence et la qualité et les activités de mise en oeuvre qui suivent les activités intermédiaires et permettent de lancer les activités principales.

Les activités de programme constituent l'objet même du programme:

Exemple

Les activités intermédiaires précédent les activités de programme et un conditionnent la pertinence et la qualité.

Exemple

Les activités de mise en oeuvre suivent les activités intermédiaires et permettent de lancer les activités principales.

Exemple

Pendant la préparation d'un plan financier destiné à votre institution vous aurez à:

• analyser les sources de revenus actuelles et potentielles;
• faire une estimation prudente du revenu à recevoir pendant la période pour laquelle on est en train d'établir le plan;
• analyser les dépenses actuelles et potentielles liées aux stratégies choisies;
• faire une estimation prudente des dépenses auxquelles vous serez confronté;
• faire des calculs pour voir si les revenus attendus couvriront les dépenses ou non;
• corriger les stratégies et les activités si nécessaire pour assurer la santé financière au programme;
• préparer des estimations annuelles détaillées des revenus et des dépenses.

Une fois le plan finalisé, vous pourrez préparer le budget de l'année suivante qui sera basé sur le dit plan.

Afin de produire un document à la fois utile et aussi fiable que possible, le processus de l'élaboration du plan financier l'analyse des revenus et des dépenses, l'estimation des coûts prévus, et l'assurance que les revenus permettront de couvrir les dépenses implique aussi bien le directeur du programme que le directeur financier. Ensemble, ils réunissent des données issues du système d'information du programme, analysent leurs implications financières et les stratégies choisies au cours de l'exercice de planification.

D'un bout à l'autre du processus de la planification, vous aurez fait l'analyse d'informations et pris des décisions qui ont des implications directes sur le plan financier. Par exemple, les informations relatives aux «marchés» et à la «concurrence» qui ont été recueillies au cours de l'analyse portant sur l'environnement et qui ont fait l'objet d'une analyse centrée sur les points forts, les points faibles, les opportunités et les menaces ont peut-être amené votre équipe chargée de la planification à appliquer une nouvelle stratégie visant à promouvoir la génération de revenus. Au cours du processus de planification financière, l'équipe devrait analyser de manière plus détaillée les implications de cette nouvelle stratégie et intégrer les résultats de l'analyse aux scénarios financiers.

De la même façon, les considérations d'ordre financier auront un impact sur toutes les phases du processus de planification. Par exemple:

• Les subventions des donateurs destinées à des programmes spécifiques peuvent restreindre le type de travail qu'une institution peut être amenée à faire.
• Dans certains cas, le besoin de générer des revenus au niveau local, aura une influence sur les types de services à fournir et les populations auxquelles sont destinés les services (par exemple, la nécessité de mettre l'accent sur les services qui génèrent des bénéfices).
• De nouveaux buts ou cibles de programmes ou l'élargissement des anciens, peuvent exiger de considérables ressources financières supplémentaires.
• Les prévisions de fortes augmentations des coûts ou de baisse des revenus peuvent obliger une institution à planifier les baisses correspondantes dans l'étendue de ses programmes ou à adopter de nouvelles stratégies.

Le plan financier donnera aux planificateurs une estimation plus ou moins correcte du montant qui pourrait être soustrait des dépenses pour que les revenus puissent les couvrir. Ils vous sera peut-être utile de définir les priorités en matière de programmes et d'activités de sorte que si les objectifs financiers ne sont pas atteints, vous puissiez savoir là où il faut opérer des changements.

Il faut noter qu'il est absolument nécessaire d'avoir des informations relatives aux revenus et dépenses réels à jour, ainsi que la capacité de les comparer avec les plans pour être à même de prendre des décisions sur la base des priorités fixées dans le plan financier. Le chapitre, «Gérer les finances», approfondira, de façon plus détaillée, ce thème.

Il y a trois principaux types de financements des institutions de planification familiale: le gouvernement, les donateurs et les revenus générés.

Lorsqu'une institution est entièrement financée par un gouvernement, l'objectif principal de la planification financière consistera à faire des prévisions sur les revenus et identifier les stratégies liées aux programmes qui permettront d'atteindre le plus grand nombre d'objectifs liés au programme par rapport aux revenus.

Lorsqu'une institution compte sur le financement d'un donateur (ou sur le financement d'un donateur et d'un gouvernement), l'objectif principal de la planification financière sera d'estimer le coût total d'un programme cohérent et d'harmoniser le budget de chaque stratégie avec les restrictions et intérêts des différents donateurs.

Lorsqu'une institution est totalement ou partiellement financée par des revenus générés (tels que la vente des contraceptifs et les honoraires), la planification financière a pour but de faire une bonne estimation des coûts directs et indirects des activités génératrices des revenus et de fixer des prix de produits et services offerts permettant de couvrir les coûts et de subventionner d'autres activités de l'institution, si nécessaire.

En élaborant les plans financiers, du fait que chaque source a une fiabilité particulière, il faudra faire une distinction entre les différents types de financement. Dans le cas de revenus générés, il est important de faire des prévisions prudentes pour réduire le risque de dépenses excessives par rapport aux ressources disponibles.

Une fois le plan financier terminé, vous pouvez élaborer un plan de travail et un budget pour l'année suivante. Le plan de travail prendra les stratégies et activités indiquées dans votre plan et décrira, de façon plus détaillée, comment elles seront exécutées pendant l'année à venir. Le budget sera basé sur le plan financier et le plan de travail, et fournira de plus amples détails sur les sources, les montants des revenus ainsi que les dépenses de l'année à venir.

Si faire des prévisions portant sur les coûts représente toujours un défi, cela s'avère encore plus difficile lorsqu'il existe un taux élevé d'inflation. Lorsque vous préparez vos prévisions financières dans un environnement où sévit l'inflation, ajustez vos prévisions de coûts en tenant compte du taux prévisible de l'inflation. Si vous élaborez votre budget en monnaie locale prenez les prévisions de la première année comme votre coût de base et appliquez à chaque année suivante le taux prévisible de l'inflation.

Le chapitre «Elaborer et utiliser des plans de travail» décrit le processus d'élaboration d'un plan de travail. Le chapitre, «Gérer les finances», vous guidera à travers le processus d'élaboration du budget annuel.

Outils et techniques - L'adaptation du processus de planification stratégique aux divers niveaux de l'institution

Listes de vérification - Planifier pour l'avenir