Planifier pour l'avenir

Penser de manière stratégique et préparer un plan
Etapes du processus de planification
Enoncé de la mission
Analyse de l'environnement externe
Comment ...
Trouver et utiliser les données nécessaires à l'analyse de l'environnement externe

Penser de manière stratégique et préparer un plan

Identifier et satisfaire les besoins et la demande

Lors de l'élaboration de votre plan, vous devez d'abord identifier les besoins et la demande de services, pour ensuite décider comment les satisfaire. Ce processus comporte diverses étapes:

Etapes du processus de planification

Enoncé de la mission ou de l'objet de l'institution.
Analyse de l'environnement externe: culture, économie et santé; étude du marché, des sources de financement et de produits, données démographiques de base.
Mise en oeuvre de l'analyse FFOM: évaluer les Forces et les Faiblesses ainsi que les Opportunités et les Menaces externes.
Détermination des buts.
Choix des stratégies vous permettant d'atteindre les buts.
Détermination des objectifs.
Détermination des activités liées à chaque objectif et élaboration des plans de travail.
Détermination des ressources nécessaires.
Elaboration d'un plan financier en conformité avec les stratégies retenues.

N.B. - A partir de l'étape 4, le planificateur doit prendre le soin d'analyser les contraintes liées à chaque choix.

Dans la partie suivante, ces étapes feront l'objet d'une description plus détaillée et seront illustrées par une étude complète du cas d'une institution privée de planification familiale à but non-lucratif de la République de l'Equateur.

La plupart des institutions peuvent probablement mettre en oeuvre toutes seules leur processus de planification, mais toutes trouveraient un avantage certain à se faire assister par une personne extérieure à l'institution, qui n'a aucun intérêt à tirer des résultats, et peut créer un environnement favorable à un libre échange d'idées et d'opinions.

1. Enoncé de la mission

La première phase de l'élaboration de votre plan concerne l'énoncé de la mission de l'institution telle que actuellement définie. Ceci consiste habituellement en un énoncé général du type d'institution, de son objet, et de ses valeurs.

L'énoncé de la mission du département Santé Maternelle et Infantile (SMI) et Planification Familiale d'un Ministère de la Santé pourrait se présenter comme suit:

Exemple

Enoncé de la mission: améliorer la santé et le bien-être des familles et individus à faibles revenus sur toute l'étendue du pays en fournissant l'éducation et les services relatifs à la santé maternelle et infantile (SMI) ainsi qu'à la contraception.

Un énoncé de mission pour une institution privée à but non-lucratif de services de planification familiale se présenterait comme suit:

Exemple

Enoncé de la mission: accroître la disponibilité et l'utilisation de services volontaires de santé reproductive et de planification familiale de qualité dans la capitale et ses environs.

Un énoncé d'une mission pour la division formation du département SMI/Planification Familiale d'un Ministère de la Santé pourrait se présenter comme suit:

Exemple

Enoncé de la mission: former les professionnels de la santé et les agents communautaires de base en prestation de services SMI/Planification Familiale de qualité sur toute l'étendue du pays.

2. Analyse de l'environnement externe

La phase suivante consiste à analyser l'environnement externe dans ses rapports avec la mission de votre institution telle que spécifiée dans l'énoncé de la mission. Une analyse de l'environnement implique l'étude de quatre domaines susceptibles d'avoir une incidence sur la performance des programmes de votre institution. Lors de cette analyse de l'environnement vous prendrez probablement en compte les facteurs tels que ceux qui sont énumérés dans l'encadré à la page suivante, en ne retenant que les catégories pertinentes pour votre programme (et peut être en y ajoutant d'autres qui ne figurent pas à ce tableau).

Il y a trois activités essentielles dans une analyse de l'environnement:

collecte des données à partir de sources écrites (voir encadré)
entretien avec les responsables des institutions-clé en matière de planification familiale (ministères, principaux donateurs, institutions non gouvernementales privées à but non-lucratif);
résumé des principaux constats dans un document à distribuer à l'équipe de planification une semaine au moins avant les réunions de planification.

Outils et techniques - Eléments d'une analyse de l'environnement

Trouver et utiliser les données nécessaires à l'analyse de l'environnement externe

Données	Utilisation	Source
Indicateurs démographiques et de santé	Déterminer le profil de la population, i.e., la taille de la population par zone; la taille des groupes cibles; statut sanitaire du ou des groupe(s) cible(s); les attitudes vis à vis de la santé et des mesures de prévention.	Données sur le recensement (Ministère du Plan). Se référer si possible au système d'inscription à l'Etat Civil, aux études portant sur la santé et la démographie. Les Enquêtes Mondiales sur la Fécondité; les études épidémiologiques sur les MST, la stérilité, les grossesses précoces, l'avortement et les pratiques d'allaitement.
Données socio-économiques	Déterminer les sources et fluctuations des revenus; l'appartenance ethnique et sociale; l'obédience religieuse; la structure du pouvoir au sein de la famille et de la communauté; les moyens de communication et de transport: accessibilité aux régions; le statut des femmes.	Etudes sur les ménages, les indicateurs socio-économiques (Ministère de l'Economie); études sociologiques et anthropologiques; interviews et enquêtes communautaires; cartes géographiques, universités et organisations internationales.
Informations sur la planification familiale	Déterminer le niveau actuel des connaissances et d'utilisation des méthodes traditionnelles et modernes: méthodes préférées et problèmes; attitudes quant à la limitation du nombre d'enfants dans la famille et l'espacement des naissances; indicateurs des besoins exprimés ou latents en planification familiale; attitudes des hommes, des leaders communautaires et autorités scolaires.	Enquêtes sur la prévalence contraceptive; études de connaissance, attitudes et pratiques (CAP) (voir avec Ministère de la Santé, les organisations nationales de planification familiale); statistiques sur les services en matière de planification familiale; statistiques sur la distribution de contraceptifs à partir des structures de prestation de service ou des entrepôts régionaux ou nationaux; rapports de recherches opérationnelles; études épidémiologiques sur les pratiques d'allaitement et les effets secondaires des méthodes contraceptives; études épidémiologiques sur les statistiques relatives aux MST (dont le SIDA) ainsi qu'aux interruptions de grossesse; interviews et observations des clients; recherche par la méthode de discussions de groupes focalisées; rapports annuels des organisations, programmes et projets de planification familiale.
Plans existants dans le secteur de population et santé	Déterminer les buts et objectifs des programmes, organisations et projets similaires ou en rapport avec la population et la santé. Assurer la compatibilité des buts et objectifs régionaux avec les buts et objectifs plus globaux du développement en général.	Plan quinquennal national; plan du Ministère de la Santé; plan de la population si disponible; plans régionaux sur la santé et la population; plans départementaux; plans des institutions privées travaillant dans le domaine de la population; plans d'autres programmes ou projets similaires; stratégies nationales des donateurs; entretiens avec le personnel des principaux organismes donateurs et des organisations de planification familiale.
Politiques et réglementation	Déterminer les obstacles et les possibilités relatifs à plusieurs stratégies de prestation de services.	Réglementation établie par le Ministère de la Santé; politique de population et autre réglementation disponible, comme celle relative au personnel paramédical ou à l'importation des contraceptifs.